秘书工作的基本方法

霜叶红

作者:傅西路 来源：中华秘书网 http://mishu.chinact.org.cn/html/2006922104435-1.html

一、秘书工作方法的客观性

    所谓工作方法，就是一定的工作者为实现预期的工作目标，而需要采取的手段、方式和途径。而秘书工作方法，就是秘书工作者为了实现预期的秘书工作目标，所需要采取的特殊的手段、方式和途径。

    秘书工作方法具有客观性。如果把秘书、领导及群众以及他们赖以生存的物质条件所组成的系统称为秘书工作系统，那么，秘书工作方法就是使秘书系统的某一状态过渡到另一状态的一系列技术、技巧或手段。秘书工作系统状态属于客观存在的范畴，它的运作交替，有其固有的、不以人的主观意志为转移的客观规律。秘书工作方法揭示的是秘书系统运动规律之间的本质的、必然的、稳定的联系。因此，从这一角度看，秘书工作方法不是随心所欲的，而是具有客观实在性的。客观存在的秘书工作方法无所谓正确和错误，而人们对它的选择和使用却有正确和错误之分。准确反映客观存在的秘书工作方法，就是正确的；歪曲地反映了客观存在的秘书工作方法，就是错误的。秘书方法的客观性，是秘书工作方法其他特性的基础。

    承认秘书工作方法的客观性，从根本上否定了来源于秘书工作者先天灵性的唯心主义观点。许多出色的秘书工作者就表现在他善于通过复杂纷繁的客观现象，准确地找出有效的秘书工作方法。如果他们脱离实际，不调查、不分析、想当然，忘记了或者根本不知道秘书工作方法的客观要求，同样会犯主观与客观相脱离的错误。


二、秘书工作方法的科学性

    秘书工作方法的另一重要特性，即科学性。运用秘书工作方法属于主观能动范畴。秘书工作者能否正确发挥主观能动作用，又取决于能否尊重和正确运用前人通过实践积淀总结的既定逻辑系统，这就是秘书学科学系统。秘书学是一门严密的科学系统。从这个意义上说，秘书工作方法作为秘书工作者主观能动性充分发挥的正确的方式、手段和途径，科学精神、理性的精神是它们的灵魂，它交叉体现着相关科学原理所揭示的各方面的客观规律，因此，秘书工作的方法系统，又是一个多学科运用的交叉系统、综合系统。一个不满足于事务主义而是有进取心的、出色的秘书工作人员在开展工作时，除了严格遵循既定的严格的工作程序和规范外，还必须结合工作实际，根据不同的工作对象和场合，充分遵循和讲究各门相关学科的科学原则和逻辑要求。例如参与谋略、代领导人草拟决策预案，“小人物”考虑大问题，需要掌握领导科学的基本法则、要领和艺术，需要运用政治学、社会学、历史学、写作学、调研学、档案学以及各门相关人文科学、自然科学的知识和手段、思维方法，沟通上下、协调左右、联络八方等，就必须懂得观察各类人员的心理活动，讲究公关学、信访学、心理学、民族学、民俗学、文化学等学科的原则方法、理论知识，等等。总之，秘书工作方法是大学问，是大有科学性可讲的。从这个意义上说，出色的、高水平的秘书人员是多学科复合型通才。秘书人员工作方法讲不讲科学性，工作质量水平大不一样，工作效果大不一样，素质提高和个人成长状态大不一样。如果说，秘书工作方法的客观性奠定了秘书工作人员进行工作的诚、真、稳、实的基石，那么，秘书工作方法的科学性，则奠定了秘书工作人员进行工作时，认识、遵循和自觉运用规律，开拓创新、创造性开展工作的基石。


三、掌握秘书工作方法的重要性

    无论何种层次的秘书人员，都是一定组织的指挥枢纽机构中，协助指挥或领导人员统筹全局的特殊服务人员；领导人员的职权运行，具体是由秘书人员协助操作和实施的。秘书工作人员只有十分注意研究和掌握秘书工作方法，才能够圆满完成自己所担任的辅助任务。

    第一，握秘书工作方法，秘书人员才能掌握协助领导实现领导工作既定目标的正确手段。领导活动是实现一定目标的过程，没有目标就无所谓领导，而秘书活动就是为领导实现既定目标的活动提供全面服务的过程。秘书人员既要明确领导要实现的目标，熟悉领导为实现目标通常采用的活动形式，了解这些活动对准备工作、外围工作、组织联络工作有何需要，又要把握好节律，掌握好分寸，分清场合，弄清楚对象，安排好轻重缓急，理顺各方关系，因此，必须十分讲究属于秘书工作范畴的特定的方式方法乃至办事艺术。实践证明，能否掌握科学的秘书工作方法，对工作全局、事业成败关系极大。因为秘书人员身处枢纽核心，如果秘书的工作方法不当，影响到领导活动的顺利开展，影响到领导目标的顺利实现，影响的往往是大事、急事，耽误的可能是全局。而如果秘书工作方法得当，协助领导顺利完成活动，协调各方实现目标，则对工作全局的推动起着关键作用，“以位卑之身居天下大事”，此类成功例子在历史上是屡见不鲜的。

    第二，掌握秘书工作方法，秘书人员才能以自己的优质工作使领导人员进入最好的发挥状态，优质地行使领导职权。一定范围的领导人员是一定权力在一定时期某个地方或部门的人格载体，而秘书人员实际上是辅助领导人员行使职权的“五官”和“四肢”，有时候还要成为服务领导工作的“外脑”。秘书人员只有掌握特殊工作环境所要求的秘书特殊的工作方法，才能当好领导的“四肢”、“五官、“外脑”，使领导行使好自己的职权。如信息秘书人员要掌握好信息的组织、收集、筛选、整理等一套方法，才能充当好领导的“耳”、“目”乃至“外脑”，协助领导思考目标，设计步骤，形成决策；领导专职秘书人员则不仅要“开门、拎包、把茶泡”，而且要掌握领导个人工作、生活规律，掌握为领导节省时间精力、合理安排工作的特殊方法，做好领导的“手、脚”等；反之，如果秘书人员工作方法不当，则会直接给领导添忙添乱，使领导行使职权的机关功能不全甚至紊乱，从而大大减弱了领导的工作效能，甚至降低了领导工作的总体水平。

    第三，掌握秘书工作方法，秘书人员才能有效地对基层工作人员进行合理有效的联络、组织、协调。秘书工作人员虽然不是领导人员，但是在工作上他们贴近领导，对基层单位而言，又具有上级机关的性质，在一定的场合和时间内，在特定的公务上，他们确实象征着一种上级的意图和指令。秘书人员在工作中方法正确，就能够准确按照领导或上级机关的指示精神，对基层单位和有关人员进行有效的组织、协调、沟通、督查。如果秘书人员方法失当，则可能使上级意图在基层走样，并给基层单位带来被动乃至混乱，给基层同志造成麻烦，“秘书动错嘴，基层跑错腿”的情况就会出现。由此可见，秘书人员无论从哪个角度看，都要掌握好秘书工作的科学方法。