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作者:张磊军、蒋冠 来源:http://lantai.bokee.com/4837170.html
[摘要] 秘书的劝谏工作作为秘书参谋职能的重要体现,因其涉及人性中的诸多不确定因素而一直是秘书学研究的重点和难点之一。秘书的劝谏工作也有其独特的艺术与方法,主要包括明确劝谏目标、注意劝谏场合时机、恰当运用劝谏语言、选择劝谏方式以及重视“晕轮较应”以增强劝谏效果等几个方面。
[关键词] 秘书 劝谏艺术 方法
秘书的劝谏工作作为秘书参谋职能的重要体现,因其涉及人性中的诸多不确定因素而一直是秘书学研究的重点和难点之一。秘书劝谏的对象是领导与上级,而劝谏的目的在于使领导明晓自身的疏忽之处并知而改之,因此,秘书的劝谏必须十分讲究方法与技巧,如果处理不当,不但达不到预期的目的,反而有可能弄巧成拙。笔者认为,秘书要想成功地劝服、说服领导,主要要注意以下几点:
一,明确劝谏目标,强调劝谏效果
所谓明确劝谏目标,就是说秘书要想成功地让领导接受建议,一定要先弄清楚问题的症结在哪里,话语一出口应达到何种程度的效果。劝谏领导、说服领导这种谈话的形式具有很强、很明确的目的性和针对性,它是以消除分歧、说服上级、赢得最佳工作效果为目的而由秘书一方主动进行的言语交际。劝谏过程中的每一句话,都是为达到让领导重新思考问题的解决方法而精心设计的,那种事先毫无准备,想到什么说什么,被现场牵着鼻子走,无关的话说上一大箩筐,不仅自己的目的难以奏效,而且还严重耽误领导时间,并给人一种浮躁、不脚踏实地的印象,严重的还会引起领导的反感。因此,秘书人员应谨记:一是说话目的明确,效果可以倍增;二是想着效果去说话,是劝谏的起点。以一则故事--“晏子谏杀烛邹”为例,相传齐景公喜欢射鸟,派烛邹为他管鸟,结果鸟飞跑了。景公大怒,传旨开斩。晏子奏说:“烛邹有三条大罪,让我数完了再杀。”景公应允。于是,晏子招来烛邹,在景公面前数他的罪行:“你替君王管鸟让鸟飞了,这是第一条大罪;使君王为鸟杀人,这是第二条大罪;使诸侯得悉后,以为君王重鸟轻人,这是第三条大罪。”晏子数毕请景公宣旨开斩,景公说:“不要杀了,我明白你的意思了。” 语言的表达要领很多,但其中之一就在你说话时有无明确的目标意识,在故事中,晏子之所以能成功地劝说齐王,最主要的原回就在于他说话的目的性明确,干净利索,一针见血地点出问题的要害,使一时昏聩的景公,在情理的感召下醒悟,听谏改错。
二,注意劝谏场合,把握恰当时机
兵法曰:“势因机而立,兵因机而动,战顺机而胜。”在战争中,如果说军事实力是决定胜负的杠杆,那么战机就是这一杆杠的支点。支点选得越科学合理,就越省力,就越有胜利的把握。反之,就会影响战争的过程,乃至导致战争的失败。而谚语“出门看天色,进门看脸色”说的也正是这个道理。秘书人员在劝谏时要学会察言观色,体察领导心态,切不可心急火燎,不分时间、地点、场合环境就提意见,而要选择合适的时间与地点,以求收到最佳的效果。一般来说,在劝谏时间的选择上,既要注意及时性,防止贻误,又要考虑领导的时间、精力、情绪等多种因素。在领导有时间、精力旺、情绪好的时候去参谋,就会收到立竿见影的好效果;反之在领导时间仓促、精力疲惫的时候谈问题,效果往往不理想,甚至还可能引发领导的“无名之火”。有调查表明:在领导心情不佳的时候,在领导处理紧急公文、处理突发事件的时候,在领导正在主持召开重要会议的时候,在领导接待重要客人或正在与客人交谈的时候,在领导家属在场或一些不相宜的人在场的时候等等,去找领导提意见和建议最容易引起领导的厌烦情绪。而对于劝谏地点的选择,则要视情而定,当秘书进言所涉及的话题比较严肃,在时间方面要求较紧迫时,劝谏的地点应以办公室为宜,办公室作为一个特定办公的场所,其工作气氛较浓,人的思维也比较集中,比较适宜于谈公事;而对于一些领导常犯的一些工作方法上的小失误、小细节,则可视时机环境灵活处置。比如说可以是和领导闲聊、吃饭、散步时不期然地引入话题,从而在一种非常和谐、轻松的气氛下巧妙地说出自己的意见或建议,既不显得突兀,又能引起领导的注意,效果往往比较好,当然,无论是在办公室还是在非正式场合,最好都是无旁人在场为宜,以免造成领导的难堪。
三,运用劝谏语言,注重表达效果
要想在劝谏工作中收到较好的效果,秘书人员除了要深刻认识劝谏的必要性和目标,并选准场合、时机,还应该特别重视劝谏语言的表达技巧,具体来说,秘书在劝谏语言的表达上应当注意如下方面:
(一)设身处地地为领导着想
理解对方是说服对方的先决条件,理学家户川行男说:“说服就是站在傻瓜的立场上去劝导傻瓜。”“欲改变愚蠢者,须先做愚蠢者。”也就是说,必须先了解对方,才能摸清问题的症结,也才能想出对策去说服对方,让对方认识到这样做对他有什么益处,不这样做又会产生什么后果。只有捕捉了对方的心态情况,包括其欲望、期待、认识及原因等,才能真正产生双方感情上的共鸣,劝谏也才不至于是瞎子点灯。古人李斯用了不到一千字,就说服了秦王嬴政这个封建专制国君改变错误决定,立即收回正在执行的逐客令,正是因为李斯在《谏逐客书》中处处站在秦王的立场上,紧紧抓住其“跨海内,制诸侯”,“成帝业”的远大政治目标从正反两方面反复论证逐客之非,而获得成功。因此,要想说服领导,就要善于设身处地为领导着想,时时站在领导的立场上考虑问题。
(二)言辞恳切,感情真挚
正所谓“感人心者,莫先乎诚”。在与他人交流时,尤其是劝谏时,用言语充分表达出你的真诚,从而让对方真正从心灵深处接纳你,那么别人才会乐意听并认真听你的话,否则交流将无法继续。古往今来,以情动人而获得劝谏成功的例子不胜枚举,最典型的例子莫过于诸葛亮的《出师表》,其中“诚宜”,“不宜”,“愿陛下”等等,字字无不出于肺腑,句句无不袒露心扉,其赤胆忠心,天地可表,怎不激起人感情的共鸣。由此可知,劝谏时只有善于以诚相对,以心换心,做到“精诚所至”,才能够收到“金石为开”的效果。
(三)善于运用条件句与选择句
在向领导提意见和建议时,宜多选用条件句和选择句,也就是说在与领导谈话时,宜多使用征询的口吻,把自己放在一个请教的位置,或以问句开头,或以问句结尾。我们可以比较一下以下同一种意思的几种不同表达方式:Ⅰ陈述句。“您这样不行,您这样做不可以。”Ⅱ反问句。“您这样怎么行呢?您怎么可以这样做呢?”Ⅲ选择句。“您看这样行不行,那样做会不会更好一点?”Ⅳ条件句。“如果是您,您觉得怎么办比较好?”很显然,第一种和第二种表达方式态度过于生硬,过于武断,相反,第三种和第四种则显得语气较为委婉,易于让人接受。按照心理学的原理,谁都不愿意别人当面毫不留情地责备自己,过于直露的指责与批评只会造成受指责一方情绪上的逆反心理。然而,如果劝谏方能够恰当地选用表达方式,充分考虑对方心理的可接受程度,那么情况就会大不一样。因此,秘书在向领导——这一特殊的说话对象进言时必须特别注意表达句式的选择,一般来说,选择条件句和选择句的优势就在于它能完全将主动权留给领导,充分顾全领导的颜面,使领导有台阶下,同时使劝谏以一种请教的方式出现,给领导以优越感,从而易于接受秘书的建议。
四,选择劝谏方式,准确定位角色
这是历史上一则著名的劝说实例——1939年10月11日,美国白宫正在进行一次具有历史意义的交谈,美国经济学家、罗斯福总统的私人顾问萨克斯受爱因斯坦等科学家的委托,正在说服罗斯福总统重视原子能的研究,抢在纳粹德国之前制造原子弹。萨克斯一直等了两个多月,才得到了这一次面见总统的机会,自然十分珍惜。于是他一开始就面呈爱因斯坦的长信,极力劝说罗斯福总统接受建议,但直到萨克斯说得口干舌燥,还是遭到了总统的拒绝,萨克斯第一回合的进谏只得以失败而告终。第二天萨克斯又得到一个机会和罗斯福一同共进早餐,可是罗斯拒绝谈及此事,而聪明的萨克斯没有跟总统说起原子弹,而是谈起了英法战争时期,在欧洲大陆上不可一世而在海上却屡战屡败的拿破仑因为固执己见而没有接受年轻的美国发明家富尔顿的建议——把法国战舰装上蒸汽机,结果失去了使其重整雄风的最后机会的惨痛教训。萨克斯的故事终于使罗斯福总统感受到了新技术在战争中的巨大作用,从而心甘情愿地采纳了他的建议。分析萨克斯劝谏的过程可以得知,其成功的关键在于他巧妙地采用了间接暗示沟通方式。事实上,在下级(秘书)向上级(领导)陈述意见时,因其身份、地位的不同采取迂回表达往往比直陈己见的效果要好,这里所谓的间接暗示沟通,就是指不直言领导的错误,而采用借古喻今,由此及彼的方法进行暗示,点到即止。如果批评得当,上级便会坦然接受批评;若上级不打算接受你的意见,则可“王顾左右而言他”,不损自己尊严,也可有效避免双方的矛盾冲突。因此,在秘书的劝谏工作中,要特别注意选择合适的劝谏方式,多采用间接暗示沟通的手段,不失时机地启发领导,使之在一种平和的状态下自然地接受建议。
五,重视“晕轮效应”,增强说服力度
前面所列的几点都是强调秘书在具体的劝谏过程中所应遵循和注意的,然而,秘书人员是否在平常时候可以做一些事情为自己将来劝谏作“铺路”呢?俗语云:“养兵千日,用兵一时”,同样,我们也可以将它运用到秘书的劝谏艺术之中。也就是说,秘书在平时就要努力培养和造就自己的可信度,注意点滴积累,给领导留下一个踏实、办事周到、细心的良好形象,这样,一到具体的劝谏工作中,领导就因受“晕轮效应”的影响,而比较愿意接受你的意见和建议。对于秘书来说,良好“晕轮效应”的创造,并非一朝一夕之功,需要从多方面下功夫:
其一,注意平时和领导多交流,多沟通。秘书最好是能成为领导的朋友,使领导信任自己,能把自己当贴心人。秘书人员若能通过平常的交流,摸清领导的脾气性格,那么其在劝谏中就能根据自己平时对领导的了解,因势利导,如在面对办事比较稳重的领导、性格比较内向的领导应该怎么说;在面对办事较浮躁或雷厉风行、性格偏外向的领导又该采取哪种劝谏方式较好等。
其二,努力树立自己的“秘书品牌”。踏踏实实做好领导交付的任务,通过一些具体的实例让领导了解你是一个正直、敬业且办事细心、考虑问题较周全的能干秘书,让领导乐于听你的建议和意见。
其三,要培养自己甘当“绿叶”的角色。劝谏成功不宣扬,功劳归领导,不宜提了某个建议或意见被领导采纳后就到处宣扬说某某建议是我提出来的,某某主意是我出的,以免“功高盖主”之嫌,引起领导的厌恶感。
参考文献:
①檀明山编:《卡耐基交际训练》,中国社会出版社,2002:71页
②杜华清:《秘书提建议的学问》,《秘书之友》2003(11)
③王太吉:《秘书的劝谏艺术》,《当代秘书》1999年总第68期
④李明伦:《秘书参谋的时机与场合》,《秘书》2003年3月总第195期
⑤董汉庭:《秘书要学会向领导进言的艺术》,《秘书之友》2002(1)
作者简介:张磊军(1983-),湘潭大学管理学院档案学系学生;蒋冠(1981-),湘潭大学管理学院硕士研究生;
Lantai曰:该文首发于《秘书之友》2004年第9期,今经蒋冠同意授权在此博客上公布,以期惠于学林。 |
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