军队机关公文新旧格式主要差异浅析

苏鸣

作者：李苏鸣

    经中央军委胡锦涛主席签署命令发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》（以下简称“新条例”），自2006年1月1日起在全军施行。1992年3月30日经中央军委批准、由中央军委办公厅印发的《中国人民解放军机关公文处理条例》（以下简称“旧条例”）同时废止。新条例根据军队机关公文处理工作的特点和规律，进一步明确了军队机关公文处理的基本原则和基本要求，简化了公文种类，调整了公文格式，规范了公文办理程序，充实了公文管理的有关规定，同时，首次配套制定并由总装备部批准发布了新条例的支持性技术文件——国家军用标准《军队机关公文格式》（以下简称“标准格式”），明确了军队机关公文格式的技术标准和要素的具体标识规则，提高了军队机关公文格式的标准化程度，增强了可操作性。比较新旧条例关于公文种类划分和公文格式的规定，在眉首、主体和版记等方面都存在一些差异。
     一、眉首部分格式差异
     所谓公文眉首，是指公文首页红色反线以上的各要素。新旧格式在眉首部分的差异主要表现在以下几个方面：
（一）关于公文份号。公文份号是公文印刷份数的顺序编号。新旧格式对公文份号的标识有两点不同之处：
    1．份号位数不同。旧条例的图例显示，公文份号为6位数。标准格式则规定，份号位数根据需要确定，最少2位，最多不超过6位。
2．结构要素不同。旧条例的图例显示，公文份号结构要素为：“份号+空格+数字”，例如，“份号 000001”。标准格式对此作了修订，数字前不再标识“份号”二字，标准格式的附件显示格式为：“000001”。
3．标识需要不同。旧条例虽然规定公文份号根据需要标识，但并未说明何时需要。新条例规定，涉密公文标识密级和份号。据此我们可以认为，无密级的公文，可以不标识份号。
（二）关于公文密级。新旧条例对公文密级的划分完全一致，但在标识方法上，旧条例只规定了将其标注在公文首页左上角，而标准格式则作了具体规定，要求密级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；无密级的公文，不得标识其他文字。
    （三）关于发文机关标识。新旧条例对发文机关标识类别的称谓不同。旧条例中所称“标明文种的公文”和“固定格式的公文”，在新条例中分别改称为“文种标识”和“固定标识”。 新旧条例对发文机关标识的办法无实质性不同，但标准格式对其字体、字号、颜色、位置以及排列要求作出了更加明确的规定。
   （四）关于发文字号。新旧条例关于固定标识公文发文字号的规定基本一致，其结构要素均由年份和序号组成，都位于发文机关下方。但是，对于文种标识公文发文字号的规定，则有较大差异：
     1．结构要素不同。旧条例附图中文种标识公文发文字号的示例为：“[1992]××字第××号”。标准格式规定，发文机关代字后不加“字”，序号前不加“第”，不编虚位。标准格式附件中文种标识公文发文字号示例为：“×××[20××]××号”。
2．结构顺序不同。旧条例规定，文种标识公文发文字号的结构顺序为：“年份+代字+序号”，例如：“[2005]司作字第3号”。标准格式规定，文种标识公文发字号的结构顺序为：“代字+年份+序号”，例如：“司办[2006]7号”。
3．标识位置不同。旧条例规定，文种标识公文的发文字号标注在公文首页左上方（“请示”、“报告”的发文字号位于发文机关标识下方左端）。标准格式规定，除“请示”、“报告”的发文字号位于发文机关标识下空二行，左顶格排布以外，其他公文的发文字号均位于发文机关标识下空二行居中排布。
    （五）关于签发人和已阅人。新旧条例均简要规定了上报公文应标明签发人姓名，根据需要标明已阅人姓名。标准格式对此作了详细的规定，不但考虑到签发和已阅各为一人的情况，还考虑到联合发文时签发人和已阅人分别超过两人的情况；同时，对签发人、已阅人姓名标识字体、字号、位置、排布方法等作了明确规定。
（六）关于反线。反线是指位于某一要素之下起分隔作用的细实线，其长度与版心宽度相同。在旧条例的图例中，固定标识的公文和请示、报告专用格式的发文机关标识下，标注反线；文种标识的公文发文机关标识下没有反线。在标准格式中，各类公文的发文机关标识下均有红色反线。
二、主体部分格式差异
所谓公文主体，是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。主体部分的新旧格式差异主要表现在以下几点：
    （一）关于正文标题。新旧条例都规定标题应准确、简要概括公文主要内容，根据需要标明发文机关名称和公文种类，并居中排布。但是，标准格式更为具体地规定了标题的字体字号为2号小标宋体，并要求标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
    （二）关于主送机关。新旧条例对主送机关名称标识的具体规定有所不同：
    1．名称形式不同。旧条例规定应写明主送机关的名称或同类型机关的统称，新条例则规定主送机关名称可使用全称或者规范化统称、简称。
    2．标识格式细化。旧条例只规定主送机关标识在公文标题下方。标准格式则明确规定，主送机关用3号楷体字，在标题下空一行左顶格标识，后标全角冒号。
    （三）关于正文层次序数和小标题。旧条例规定，正文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。标准格式也肯定了正文最多可以设4层小标题，其标识方法与旧条例一致，同时，标准格式还明确规定了各层小题的字体：第一层用黑体，第二层用楷体，第三层和第四层用仿宋体。
    （四）关于附件。旧条例规定，附件的名称和顺序标注在正文之后，署名之前。标准格式更为具体地规定，公文有附件的，在正文未尾空一行标识附件说明，用3号仿宋体左空2字标识“附件”字样，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字编号，序号上下对齐。
   （五）关于署名和成文日期。旧条例只规定，机关署名应写明机关名称，没有说明是否可用机关简称。新条例规定，机关署名可署全称或者规范化简称。
    旧条例只规定成文日期应完整写出年、月、日。新条例则明确规定成文日期用3号仿宋体汉字标全年、月、日，“零”统一用“Ｏ”，并规定了具体标识位置。
    （六）关于印章。新旧条例对印章的规定有两点较大区别：
1．用印位置不同。机关署名的公文，印章盖在机关名称的正中位置，上不压正文，下不压成文日期。新格式规定，单一机关制发的公文，印章上距正文一行之内或者无正文说明二行之内，下压成文日期。
2．用印要求不同。旧条例规定，固定格式的公文和首长亲笔签署的公文，不加盖印章。新条例则规定，署名机关应当加盖印章。
三、版记部分格式差异
版记是公文主题词以下各要素的统称。新旧格式在版记部分的差异主要表现在以下几个方面：
（一）关于版记位置。由于旧条例对版记的标识位置没有明确规定，因此，在公文处理中实践中对此往往不易把握。尤其是有附件的公文，版记应该在此之前还是在此之后，常有分歧意见。标准格式明确地将附件视为公文主体的一部分，并规定，版记一般位于公文主体下方，版记最后一行一般是公文未页的最后一行。标准格式还规定，附件一般装订于版记之前。
（二）关于抄送机关。新旧条例关于抄送机关的外延有不同的表述。旧条例将抄送机关界定为“需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关”，显然，下级不在此列。而新条例则规定，“抄送机关应当是需要知晓公文内容的其他机关”，按照新条例的规定，公文的抄送机关可以是上级机关、平级机关也可以是下级机关，还可以是不相隶属的机关。
（三）关于印发机关。旧条例没有说明印发机关的具体标识办法。新条例规定，印发机关一般为发文机关的下级承办单位。例如，一份公文的发文机关为某部司令部，其印发机关就应标识为承办这份公文的该司令部所属某业务部门。需要特别强调的是，在旧条例中，有同时标识印发机关和承办单位的图例。标准格式规定，公文已标明承办说明的，印发说明不再标识印发机关名称和印发日期。
（四）关于页码。旧条例对页码标识的规定有较大的宽容度，只规定页码位于每一页图文区最下端。新条例规定了页码的格式和位置，要求在页码数字左右各印一条4号一字线，例如“—6—”。
四、其他方面的差异
（一）关于公文特定格式。标准格式对于旧条例未明确的会议纪要，印发、转发和批转的公文，代拟稿，以及印制二维条码的公文等特定格式问题作了专门规定。
（二）关于公文种类。旧条例将军队机关公文分为12类，其中第11类为“通告”和“布告”。新条例取消了第11类中的“布告”。调整后的军队机关公文种类为：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
（三）关于公文用纸。旧条例规定，公文纸一般用16开型，有条件的机关推荐采用国际标准A4型。新格式规定，A4型纸和16开型纸同为标准公文用纸，但将A4型纸列于16开型纸之前，视为首选用纸。武警部队《关于贯彻执行〈中国人民解放军机关公文处理条例〉有关问题的通知》规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型纸”。

yuantaoz

请教老师:
            标准中写道"以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行",可在实际操作中该如何确定呢?同样,还有2号字;
           另,新规定了页码的格式,要求使用白体字,关于白体字我问了不少人,但大都对此不太了解,请问这里的白体字是否是指"那种在笔划的开始处、转折处、结尾处等与笔画的中间部分的差异很大的字体; 如宋体、楷体、仿宋体等",也就是说可以简单地理解为采用宋体、楷体或仿宋体的数字做页码就可以了。
          还有，呵呵，总算逮着个机会，趁机猛问一番，“代拟稿”在新标准中给了了示范，关于它的说明不多，请问代拟稿的使用时机是不是就仅局限于“条例”中所写的在上行文中希望机关行文时由本单位附上代拟稿，还有其它的使用场合吗？
        谢谢！

苏鸣

1.军队机关公文的基准行标准与国家行政机关公文格式的规定一样。在实际操作中我主要是通过标准的页边距和字数、行数来控制（以3号字为基准）。这些都符合要求了，基准行自然就符合规定。
   2. 所谓白体字是与黑体字相对应的，是指笔划较细的的字体，在规定中指阿拉伯数字。相关解释参阅《现代汉语词典》第23页。
    3.按我的理解，使用代拟稿的时机主要有两种：其一，根据上级的指示代拟以上级机关的名义制发的公文；其二，需要联合行文时，经双方或多方商定，由一方代拟以联合行文诸机关名义制发的公文。按照规定，代拟稿应作为附件，其格式与正式公文完全一样，但发文机关标识应用黑色，并在标题下行居中用三号楷体字标明“（代拟稿）”，其正件通过是呈批该代拟稿的请示。
      欢迎批评、讨论。