湘里妹子学术网

 找回密码
 注册
查看: 30152|回复: 9

文秘专业毕业论文参考题目汇总

  [复制链接]
发表于 2008-12-10 11:36:51 | 显示全部楼层 |阅读模式
来源:湘里妹子学术论坛整理收集

1.试论档案的管理与利用
2.档案的作用与管理刍议
3.论档案人员的素质修养
4.秘书人员与文书档案的关系
5. 试论档案整理工作
6.档案利用工作中存在的问题及对策
7.文书工作与档案管理
8.电子档案与档案信息化建设
9.档案管理在现代企业中的地位
10.互联网时代档案管理面临的挑战与对策
11.人事档案管理制度存在的问题及解决对策
12.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接
13.文书档案鉴定工作之我见
14.电子档案及其管理刍议
15.声像档案及其管理
16.现代秘书应具备的知识素质研究
17.公文写作与修辞研究
18.写作能力与现代秘书综合素质提高的关系
19.文学修养与提高现代秘书“品位”(素质)的关系
20.现代秘书快速写作研究
21.应用文写作技巧研究
22.现代秘书写作创新研究
23.公文写作中存在的问题及对策
24.试论档案资源的开发和利用
25.电子写作的速度与质量研究
26.秘书提高写作能力的措施研究
27.现代秘书做好辅助管理工作研究
28.现代秘书应具备的行政管理素质研究
29.党政机关(企业)秘书实现与时俱进的措施
30.试论角色意识在秘书口语交际中的重要性
31.日常应用文写作规范与技法
32.应用文语言也应讲究文采
33.论秘书人员的角色意识
34.公共关系手段在企业横向经济联合中的作用
35.加入世贸后秘书人员的知识结构
36.试论秘书处理人际关系的原则和方法
37.试论知识经济时代的秘书素质
38.试论现代公文写作人员素质的提高
39.浅议电子档案的整理与保管
40.论档案信息资源开发效益
41.从当前机构改革看秘书工作环境的优化
42.公文写作中的虚与实
43.试论传统文化在现代公文写作中的作用
44.论信息管理与秘书工作
45.论现代办公自动化对秘书能力的要求
46.关于秘书价值的思考
47.论现代秘书工作的发展趋势
48.浅议公文语言的精粹性
49.秘书与语言文字修养
50.现代女秘书的美学修养
51.网络时代的文书档案管理
52.论秘书职业的文化内涵
53.浅析领导与秘书的相互影响
54.浅谈企业文书档案管理
55.办公自动化在文秘工作中的作用
56.恪尽职守以文辅政——略谈秘书的文字撰写工作
57.论文学修养与秘书语言
58.试论市场经济下办公室职能作用的加强
59.谈谈电子文件写作
60.秘书参谋的艺术
61.秘书人员的道德建设
62.电子文化与“文档一体化”
63.新形势下办公室工作人员的知识结构
64.论现代秘书创造性思维的运用和开发
65.秘书与文学修养
66.论公文的美感
67.论公文写作的程式性
68. 公共关系与人际关系的比较
69. 试论电子档案的利与弊
70. 浅议文书人员的素质要求
71. 浅谈通讯在秘书工作中的作用
发表于 2008-12-10 15:55:59 | 显示全部楼层
1.浅谈秘书的办文职能;
2.试论秘书办公职能的特点
3.试论秘书为领导操办事务的职能;
4.浅谈秘书的参谋职能;
5.浅谈秘书的管理,协调职能;
6.浅谈秘书与职能环境的关系;
7.试论秘书的职能环境资源;
8.试论秘书清除环境障碍与优化职能场;
9.试论秘书工作的一般思维方法;
10.商务秘书现代管理职能探讨
11.商务秘书的文档工作处理
12.商务秘书与办公室信息管理
13.对我国秘书培养模式的思考
14.论秘书的角色定位
15.正确发挥秘书的“过滤器”作用
16.论秘书的时间管理
17.论秘书的心理健康
18.论秘书的自我心理调适
19.论秘书工作与人际关系
20.论秘书的会议管理/协调工作/保密工作
21.论秘书会务工作的艺术
22.论秘书如何做好接待工作
23.论秘书沟通艺术
24.论秘书人员的文书存储工作
25.论秘书办公室工作的艺术
26.论秘书的公关能力
27.论秘书在辅助决策中的作用
28.论秘书良好的职业形象
29.论创新思维与秘书工作
30.秘书适应办公自动化发展的思考
31.论秘书在协调工作中的作用
32.论新时期秘书工作的发展趋势
33.论秘书工作的审美特点
34.论秘书工作的适度原则
35.提高文化素养与做好秘书工作的关系
36.试论秘书工作的地位
37.试论秘书的职业道德
38.试论秘书工作的服务性
39.试论提高公文写作质量的途径
40.论宴会礼仪与秘书工作的关系
41.论组织内部礼仪与秘书工作的关系
42.论秘书的理论与政策修养
43.论公文写作的语言艺术
发表于 2008-12-10 16:15:31 | 显示全部楼层
1.试论秘书为领导操办事务的职能

2.浅谈秘书素质的优化

3.浅谈秘书工作方法

4.试论秘书与领导的关系

5.试论秘书思维能力的培养与创新思维

6.浅析商务秘书在办公室中的作用

7.试论秘书职业道德

8.论职业秘书应具备的知识结构

9.浅谈商务秘书谈吐适度的技巧

10.浅谈秘书的电话礼仪

11.浅谈办公室人际关系的处理

12.论国际商务谈判技巧

13.女秘书如何与同性别上级处好关系

14.浅谈跨文化交际中秘书应注意的问题

15.浅谈秘书的服饰(或着装)礼仪

16.秘书与上级的沟通技巧

17.试述商务秘书增强口语表达魅力的途径

18.浅谈领导讲话稿的写作

19.浅谈经济合同写作中容易出现的问题及对策

20.简析办公自动化与电子公文处理
发表于 2008-12-10 16:18:11 | 显示全部楼层

秘书专业毕业论文参考题目

一、公关类:

(1)试论公共关系的技巧;
(2)试论企业文化建设在企业发展中的作用;
(3)试论公共关系理论在日常生活中的应用;
(4)试论危机处理对企业发展的影响;

二、文秘类:

(1)浅谈秘书的办文职能;
(2)试论秘书办公职能的特点;
(3)试论秘书为领导操办事务的职能;
(4)浅谈秘书的参谋职能;
(5)浅谈秘书的管理(或协调)职能;
(6)浅谈秘书与职能环境的关系;
(7)试论秘书的职能环境资源;
(8)试论秘书清除环境障碍与优化职能场;
(9)试论领导活动与秘书;
(10)试论秘书与领导的关系;
(11)试论秘书工作的一般规律;
(12)试论秘书工作的特殊规律;
(13)试论对立统一规律在秘书工作中的运用;
(14)浅谈秘书工作的原则;
(15)浅谈秘书素质的优化;
(16)试论秘书工作的一般思维方法;
(17)浅谈秘书的特殊思维;
(18)试论秘书思维能力的培养;
(19)试论秘书工作成果的认定与管理;

三、秘书写作类

1.        浅谈经济合同写作中容易出现的问题及对策
2.        浅谈调查问卷的设计技巧
3.        浅谈就职演讲稿的写作
4.        浅谈述职报告的写作
5.        浅谈领导讲话稿的写作
6.        如何正确选用公文文种之我见
7.        公文写作思路初探
8.        浅谈公文主题词的制作
9.        公文与记叙文特点之比较
10.        浅谈广告写作中的创意与表达  
11.        浅谈修辞格在广告标语中的运用

四、秘书口才

1.        秘书口语表达的艺术特点
2.        秘书口语表达的技巧
3.        秘书口语表达的重要性及功用
4.        浅谈商务秘书谈吐适度的技巧
5.        试谈非语言行为在秘书语言表达中的作用
6.        试述商务秘书增强口语表达魅力的途径
7.        秘书日常事务性语言的艺术特点(电话、调查研究、保密、挡驾、拒绝)
8.        秘书接待性语言艺术特点(处理来访、接待宾客、陪客参观)
9.        秘书公关语言艺术特点(公关工作、会议发言、商务谈判、工作洽谈、社交应酬)
10.浅谈商务秘书在与领导交往中的语言智慧

五、交际、礼仪类

1.        浅谈女秘书的服饰礼仪
2.        商务秘书的着装技巧
3.        浅谈秘书的电话礼仪
4.        浅谈跨文化交际中秘书应注意的问题
5.        异常情况下秘书处理与领导关系的礼仪手段
6.        女秘书如何与同性别上级处好关系
7.        女秘书如何与异性别上级处好关系
8.        秘书与上级的沟通技巧
9.        浅谈办公室人际关系的处理
发表于 2008-12-10 16:19:34 | 显示全部楼层
新闻专业毕业论文参考题目

1、 谈谈互联网媒体时代的新闻的时效性
2、 如何从根本上保证新闻真实
3、 试论新闻敏感与新闻工作责任感的关系
4、 漫谈记者修养的现实意义
5、 采访对象访前心理分析
6、 深入采访中如何抓特点
7、 浅谈新闻导语写作
8、 重视新闻背景的交待
9、 消息中的现场描写
10、典型报导--舆论的风向标
11、短新闻是信息时代的主角
12、穆青人物通讯特色研究
13、论报纸的组合报道
14、新闻标题特色研究
15、现场短新闻的现场感
16、关于"弱势群体"报道的多元思考
17、报纸品牌个性塑造
18、短评的特点和写作
19、浅说中国广播事业的发展及影响
20、国际广播和国际电视对当今全球的影响
21、著名女记者节目主持人法拉奇成功奥秘探析
22、编辑思想与报纸版面
23、编辑的自身建设和修养
24、谈谈稿件修改的基本功
25、版面的语言与受众心理
26、地方企业报的发展趋势
27、论突发性新闻照片的社会价值
28、摄影记者的业务素质
29、新闻照片的社会功能
30、四个媒介的广告特性比较研究
31、广播电视受众的视听心理分析
32、电视记者的创作思维
36、论后网络时代新闻舆论引导的偏差
37、广播电视报的生存现状与发展趋势
38、论人文关怀在我国当代经济新闻报道中的体现
39、新时期新闻文体改革研究
40、中国纪录片创作观念的变迁探析
41、对报纸深度报道先锋意识的美学思考
42、博客:传统的颠覆还是传统的延续?--从传播学意义上看博客与传统媒体的关系
43、网络言论的传播与管理
44、论新闻专业大学生的知识结构
45、论新闻专业大学生的能力培养
46、因特网与现代传媒格局
47、论因特网的传播特点
48、新闻摄影的社会功能之我见
49、互联网对现代汉语实用性的冲击
50、互联网媒体时代的网络语言的特点初探
51、互联网对传统的人际交往模式的负面影响
52、互联网对传统的人际交往模式的正面影响
发表于 2008-12-10 16:23:43 | 显示全部楼层
1.      论秘书的角色定位

2.      论性别对秘书工作的影响

3.      论秘书在现代社会中的作用

4.      新时期秘书综合素质之我见

5.      论秘书的知识素养

6.      论秘书的写作素养

7.      秘书辅佐职能分析

8.      论秘书的协调艺术

9.      论秘书协调工作应遵循的基本原则

10.  论秘书信息工作的基本要求和主要方法

11.  论秘书的会议管理

12.  论秘书的时间管理

13.  秘书工作方法谈

14.  论秘书工作的适度原则

15.  \秘书工作“三化”(规范化、制度化、科学化)之我见

16.  试析公文的特点

17.  公文写作在行政管理工作中的用途与意义

18.  如何正确选用公文文种之我见

19.  公文写作思路初探

20.  公文与记叙文特点之比较

21.  秘书写作如何体会领导的意图

22.  试论秘书的以文辅政

23.  现代公文处理的研究

24.  论秘书心理障碍及其调节

25.  社会发展对秘书职业产生的影响和要求

26.  试论现代秘书的知识结构和能力结构

27.  浅谈领导与秘书的相互影响

28.  公共权力腐败的成因及应采取的措施

29.  简论行政审批制度的改革方向及其保障

30.  经济欠发达地区县乡机构改革难点及对策探析

31.  政府行为失范及其约束机制建立

32.  市场经济发展与政府信用的关系分析

33.  试论激励机制在中国公务员制度中的确立与作用

34.  中国传统文化对现代企业人才管理思考

35.  行政领导的方法与艺术

36.  浅论服务型政府的建设

37.  浅谈集体上访的原因及对策

38.  我国村级管理的现状及发展趋势

39.  浅析当代大学生的职业价值观

40.  浅谈儒家道德观在企业文化建设中的指导作用

41.  浅析我国政府的信用建设

42.  社会保障与构建和谐社会

43.  论乡镇秘书队伍的优化

44.  浅谈我国农村合作医疗制度的变迁

45.  农村养老主体问题初探

46.  论当代企业推行目标管理存在的问题与对策

47.  国家公务员考试制度存在的误区及对策

48.  农村经济发展中的农民增收

49.  民工子女教育问题初探

50.  浅谈以人为本的企业管理

51.  演讲与口才在现代社会中的价值体现

52.  演讲者必备素质之我见

53.  成功演讲应具备的要素

54.  谈谈什么是“完整”演讲

55.  善于说话是一种资本

56.  发挥说话魅力的诀窍

57.  浅议日常说话的误区

58.  交谈的艺术

59.  怎么塑造卓越领导者的形象

60.  论“身先士卒,以身作则”的领导作风

61.  “魅力”领导与“平庸”领导的区别

62.  铸造新时代的领导丰碑

63.  论秘书处理人际关系的原则、方法和技巧

64.  论秘书处理与领导关系的方法和技巧

65.  论企业秘书的创新思维

66.  谈秘书的性别差异与处事方法

67.  秘书的危机意识

68.  企业宣传策略浅说

69.  浅谈现代秘书的形象塑造

70.  现代秘书应具备的知识素质研究

71.  现代女秘书的美学修养

72.  市场经济中的企业形象策略

73.  公共关系危机处理的对策

74.  公共危机中的政府形象管理

75.  我国公关的现状及其发展趋势

76.  公共关系在创建和谐社会中的作用

77.  论政府部门的危机管理

78.  企业危机公关的对策研究

79.  论秘书人员的公关素质

80.  市场经济条件下诚信的缺失与重树

81.  浅谈现代企业提高管理水平的方法和途径。

82.  企业文化在企业发展过程中的地位和作用

83.  党政机关行文规则辨析

84.  秘书办公室人际关系

85.  论秘书气质的丰富内涵

86.  论秘书在现代社会中的重要作用

87.  论秘书的个人素质

88.  秘书工作的艺术

89.  论现代秘书人员的信息素养

90.  秘书写作与秘书素质、修养

91.  论秘书调研的重要意义

92.  加入世贸后转变秘书人员观念的思考
发表于 2008-12-11 08:35:49 | 显示全部楼层
文秘专业毕业论文选题
来源:http://www.ddmishu.com/readnews.asp?id=1330

管理篇

如何提高会议效率
论现代企业的文秘工作
现代商务与文秘工作
企业秘书的工作特点与素质培养
试论企业人力资源管理
办公自动化与秘书操作技巧
办公自动化能力与秘书工作
信息时代对秘书工作的要求


文书篇


秘书写作与秘书素质、修养
党政机关行文规则辨析



素质篇

秘书的思想、气质、修养对工作质量的影响
新时期文秘人员素质论
新时期秘书人员应具备的素质
论秘书从业人员的人格特质
秘书职业素质
现代企业秘书素质
论秘书的个人素质
谈入世对秘书素质的新挑战
现代文秘工作者的能力结构
秘书人员的角色定位与个性因素调整
论商务秘书的角色定位
新形势下文秘人员应具备的反应能力
21世纪秘书必备的能力
论现代秘书人员的信息素养
论现代秘书人才的信息素养及人文素养
秘书从业人员的心理健康状况调查与对策研究
良好的心理素质在秘书工作中的作用
现代文秘工作者的人文素质初探
把握机遇,培养能力,自觉提高职业素质
浅议秘书职业道德
论文秘工作者的人格魅力
论现代文秘人员的素质与道德
商务秘书人生价值的追求与现实
办公室秘书着装艺术
论文秘工作者的礼仪修养
浅谈秘书形象
论秘书气质的丰富内涵
秘书工作与秘书礼仪


现象研究篇



试述秘书职业的发展前景
当前中国秘书人员需求状况研究
秘书职业市场需求状况分析
秘书专业的就业方向及特点研究
论当代秘书职业的机遇与挑战
浅析当前秘书工作所遇到的困境及对策分析
市场经济与现代文秘
论秘书在现代社会中的作用
论西部大开发中涉外秘书的作用
试论秘书职能活动的特征和作用
试论建立秘书职业资格制度
浅析秘书腐败现象的原因及对策
中国秘书人员女性化的利与弊
性别与秘书成就动机的关系研究
论工作环境对秘书成长及发展的影响

人际沟通篇

论办公室人际关系的处理
秘书办公室人际关系
论商务秘书接待工作艺术操作
论情感交流在文秘工作的作用
商务秘书与上司人际关系中的服从性与原则性
文秘工作的人际关系学研究
民主意识与秘书的人际关系处理
秘书人员如何处理与领导的关系
秘书与公关人员的区别
秘书工作艺术谈
文秘工作的技巧探析
秘书办事学问谈
浅谈语言艺术在秘书工作的作用
秘书工作艺术谈
试论秘书在领导决策中的参谋作用
领导、管理能力与秘书工作
发表于 2008-12-11 09:24:28 | 显示全部楼层
文秘专业毕业优秀论文(案例一)
作者:刘祥飞 来源:http://www.ddmishu.com/readnews.asp?id=1362

目  录

绪论………………………………………………………………………(1)
1.文秘专业发展现状………………………………………………… (2)
1.1学科设置情况…………………………………………………        (2)
1.2师资状况………………………………………………………        (3)
1.3学生状况………………………………………………………        (4)
1.4市场需求状况…………………………………………………        (6)
2.文秘专业发展的制约因素…………………………………………(8)
2.1制度制约………………………………………………………        (8)
2.2师资条件制约…………………………………………………        (9)
2.3学生专业认同程度偏低………………………………………       (13)
3.文秘专业发展建议或对策…………………………………………(15)
3.1政策部门的改革与完善………………………………………        (15)
3.2培养机构的完善与发展………………………………………        (16)
3.3学生自身条件与自我教育……………………………………        (20)
3.4社会的协调培养………………………………………………        (27)
结论……………………………………………………………………   (27)
参考文献………………………………………………………………(29)
致谢……………………………………………………………………(30)


试论高校文秘专业发展的制约因素及主要对策

汉语言文学(中文秘书方向)专业2002级  刘祥飞  B43020115

    摘  要:为适应社会经济的进一步发展,20世纪80年代初中国高等学校的文秘专业应运而生。然而,作为培养高级文秘人才的文秘专业,当下正经由繁荣局面渐渐转向萎缩。本文在考察该专业学科设置、师资力量、学生因素和市场需求等状况的基础上,较深入地分析了高校文秘专业发展的各种制约因素,并说明了有关该专业的教育制度的偏差、教师队伍的非专业性、专业教材的低水平重复、教学方式的单一、学生专业认同程度的偏低等因素造成了文秘专业发展的萎缩。文章依据相关理论,紧密结合社会实际,对文秘专业培养的学生素质,以及学生素养与专业教学初衷形成的情况进行了分析,并就此提出了完善招生政策、改革教学体系、培养完善机构、加强学生自身条件建设与自我教育等相应的建议,从而希望文秘专业能在各方面努力之下,成为社会上世代不可或缺的优秀学科。

    关键词:高校秘书;学科设置;专业选择;师资队伍;自我教育   

Abstract:In order to meet the further development of social economy, In the 1980s, the discipline of secretary has been formed in institutions of higher learning. However, as a discipline of training senior secretarial talents, it is gradually shrinking from a prosperous situation. This thesis, more or less, has analyzed deeply the restrictive factors of the development of the secretarial discipline on the basis of inspecting situations such as disciplinary setups, persons qualified to teach, students’ diatheses and demands of the market. And it has also elaborated that the shrinking of the development of the secretarial discipline is caused by factors of the divergence of the relevant education system, teachers’ non-speciality, the useless content overlapping of specialized text books, simple teaching methods, leak student professional recognition and so on. Combining the social facts, the thesis has analyzed the students’ diatheses and accomplishment trained by the secretarial discipline and the forming of the original intention of professional teaching according to relevant theories. And thus the author has proposed the corresponding suggestions on how to improve the recruiting policy, reform the education system, train the perfecting organizations and strengthen the construction of students self-condition and self-education, and simultaneously the author hopes that with all the efforts, the secretarial discipline will become an excellent one which is indispensable forever in our society.

Key words:University's secretary;Discipline design;The majors option;
  
Teachers' team;Self-education


绪  论
    社会、国家和学校对高校培养高级文秘,例如有没有必要在高校设置这个专业,能不能真正为社会培养需要的人才,培养出来的学生发展动向是什么等,是很关注的。很多家长和学生对于文秘专业也是重视的,由于关系到学生的成长和前途,他们提出了不少质疑和建议。作为高校文秘专业的学生,在大学四年即将结束的时候,我利用毕业论文这个平台说出一直以来我想要说的话,也是我必须要说的话。无论是对于花了我四年时间和感情(甚至可能耗费我一生精力)的文秘专业来说,还是对于在精神上深深依赖我们这些过来人的学弟学妹来说,还是对于为陌生又熟悉的文秘专业所困惑的优秀中文教师来说,我花费这么大的功夫去阅读资料,去分析问题,去研究可能解决的办法,都是值得的。
    构思这个题目的时候,我还很怀疑它的可行性,这时我的老师们给我的帮助坚定了我的想法:学工办的周老师,一直很关注文秘班的成长,她曾经多次找我们同学谈话,希望解答一些我们思想上的徘徊与疑虑。她听说我要研究的论题后,给了我历届学生的一些资料,让我去跟踪调查研究;我的论文指导老师虽然认为我研究这种题目有一定的难度,也可能因为我的自身阅历导致研究并不能产生价值等一系列问题,但是他还是很细致地指导了我,从哪些大的方面,从哪些角度,解决什么问题。我想,我是可以的。于是我开始了动手写这篇论文。

    我国高校文秘专业随着社会经济发展的需要而诞生和发展,每年为社会输送成万的人才,为社会进步做出了巨大贡献。文秘专业从八十年代一路走来,经历了从正名到繁荣的过程。然而,随着经济体制改革和中国国际化的深入,社会对秘书人员数量和质量的要求不断提高,高校文秘专业却渐渐转向萎缩的局面。为什么会出现这样的状况呢?秘书专业应该怎样才能培养合格的人才?这种低迷的状态将给高校文秘专业学生带来怎样的冲击和反思?他们应该怎样去调整自己以实现人生价值的追求?
    根据上述问题,本文主要着眼于高校文秘专业发展的现状,思考和分析了制约高校文秘专业发展的诸种因素,并相应提出了一些建议和对策。

1.文秘专业发展现状
1.1学科设置情况
    据原全国高等院校秘书学教学研究会(后易名为全国高等院校秘书学学会)统计资料显示,1984年全国至少有67所高等院校开设了秘书专业,到1999年约为300所。表面看来,开设学校的数量呈扩大的趋势,但实际上这一增长率呈急剧下降的态势。从1984年到1985年,增长率为76.11%;1985年到1986年,为44.78%;1986年到1990年间,为28.36%;1990年到1999年,仅有10.45%,为我国培养各类秘书约300万人。而随着改革的深入和经济的发展,涌现出的大批私营企业、合资企业、股份制企业需要的秘书人员预计达到1000万。秘书人才需求成倍增大与培养机构的不断萎缩,形成了鲜明反差。在我国,秘书工作尚未被人们承认为一种职业,无论是机关还是企业,文秘都还只是一个职位,而不是一种社会职业。在高校政策中,国家教育部于1998年甚至取消了秘书专业的一级学科地位。
    秘书专业设置的退化,与社会需求秘书人才档次越来越高所形成的矛盾日益严重;秘书培养目标的设定、专业课程的设置,普遍存在着与实践相脱节的问题。一方面,表现在课程设置基本上套用技校或职高的模式,许多课程低水平重复设置,培养目标只是企业办公室从事电脑打字、收发等工作的初级专业技术人才;另一方面表现在教学模式基本上套用普通专科学校的模式,学科型的专业课程教科书模式决定了其培养目标是机关事业单位从事文员或管理等工作、偏重于理论的学术型专业人才。大多数高校的秘书专业从中文专业衍生而来的,偏重理论教育和研究,忽视实践性和应用性教学,培养出来的学生不能直接上岗,需要有一个很长的过渡期才能适应。这种状况与当前秘书人才市场的实际需求不符,人才培养方向与实践相脱节问题较严重。
1.2师资状况
    高校文秘专业教师队伍力量弱小,也并不十分专业对口。以中南地区某学校文秘专业为例,该校文秘教研室一共由7位老师组成,其中3位是本科学历,3位是硕士学历,1位是博士学位。2位有过在机关或企事业单位的相关秘书工作经验,5位是纯中文专业人士。由于人力资源不具备专业性,他们必须承担不同的专业课程,其中一位老师在三年里承担了6门专业课,这对于教师来说是具有身心的双重折磨,一方面要费心地摄取自身并不熟悉的知识传授给学生,要无奈地接受个人可能并不感兴趣的东西,另一方面他们也没有足够的时间和精力对某门课程深入研究和提升。
    由于我国现代意义上的秘书学起步较晚,对秘书学的研究也相对较晚,没有专门的培养文秘师资的教育机构,文秘教材滞后于秘书工作实践的情况就更为严重。这种理论与实践的脱节既给教师的教学带来困难,也给作为教学主体的学生带来困难。
1.3学生状况
    学生作为学校和市场主体,体现出来的情况有好有坏,比较复杂。
    首先,高校文秘专业生源质量要求较高。生源是构建文秘人才培养模式的物质基础,也是完善文秘人才培养模式的突破口。当前我国文秘专业的生源类型复杂,职高文秘学校招生对象包括中等专业毕业生、职业高中毕业生、普通初中毕业生以及社会人士。基本上只要个体选择了学校,学校都会同意提供培养机会。而高校文秘专业与之相比,在生源选择选择上具有很大优势,生源队伍主要由普通高中毕业生组成。但是高校文秘学生对于自己被培养的是哪一层次、哪一类型的文秘人才,毕业后去向如何,没有明确的概念,模糊不清。以某校02级文秘班为例,这个班一共录取40位同学,男生19位,女生21位,是该学院男生比例最多的班级。据该校文秘教研室主任介绍,当初这个班级的同学都是经过挑选的,无论从身高、长相还有性格、爱好都有考虑(当然挑选参考就只能使是志愿上学生填写的东西而已)。大一时,该班有2人转去外语系,1人转去国防班;大二时,从模特班转来一位同学;直到毕业时,还有38名学生。据调查,他们高考时的分数与中文班学生一样都是重点本科线上的本省学生,处于同一个水平。
    其次,专业自由选择空间不大。职高文秘学生大都因为某种工作需求或自身需要主动选择了文秘专业培训,而高校文秘专业学生似乎更多地是专业选择了他们,显得被动。而学生在进入大学后,想要转校、转系或转专业基本上都是比较困难的。除非退学,或是选择自己喜欢的专业去读研究生。文秘班的许多学生在进入学校后,都感到很意外和失望,纷纷表示如果有机会,都会选择别的专业。
    再次,学生就业情况不容乐观。目前文秘专业学生就业问题不大,基本上能找到一份工作。原因有三:第一,就业范围大。文秘专业的学生学习了中文专业的一部分课程,选择工作的范围是很宽泛的,除了理工科需要专业知识的行业之外,基本上具有就业可能性,比如能从事记者、编辑、教师等,而企业、政府机关、学校等单位,也并不特别排除文秘专业。第二,秘书需求大。第三,高级文秘专业人才相对较少。但是几乎所有文秘专业的学生都对自己的工作前景持有不看好态度,据调查统计,主要表现在以下四个方面:第一,就业专业不对口。经过四年的文秘教育,学生在参加工作上还是希望能从事自己熟悉的、所学的专业。由于工作压力而就业在记者、编辑等岗位的,相当于还要从零开始,需要培养一种兴趣和爱好,重新学习新知识,适应新领域。第二,跨专业就业并不受欢迎。相关新闻、教育单位对于文秘专业的学生不排除,但是并不表示欢迎。他们认为专业的新闻或师范类学生能更加容易地进入到工作的角色中去,也能节省不少的培养时间和精力甚至资金。而根据凭借自己综合实力进入其他岗位的文秘专业学生所反馈的信息,由于没有相关专业知识,在不对口的专业岗位上都会感觉到不适应,很长一段时间没办法展开工作,压力相当大。第三,专业没有竞争优势。需求文秘专业人才的社会单位,在人才选择上,并不限定于文秘专业学生,他们认为只要能够承担工作任务就可以,也并不一定要重点本科那么高的学历。而与法律、经济等挂钩的行业甚至更加注重专业知识,不注重秘书能力。因此高校文秘专业学生没有特别的竞争优势。第四,高校文秘专业学生就业期望值高。作为重点本科培养的学生,并不甘心从事简单的抄抄跑跑的文秘工作,也不太愿意从最低的服务干起,从而错过了很多就业机会。
1.4市场需求状况
    社会对于文秘专业人才的需求是巨大的,包括政府机关、企事业单位在内的许多新旧行业都迫切希望填补文秘岗位空缺。
    以被调查的民营企业为例,可从以下五个方面了解市场需求的状况:
    (1)从需求的文秘数量上看,民企对文秘人才的需求有一定的空间。100%均表示需要文秘人才。90%以上的单位在今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数1—2个,另有10%的单位选了3—5个或更多。
    (2)从需求的文秘层次上看,民企对文秘人才的需求比较注重实际,一般认为受过文秘大专层次教育已够用。80%以上的单位选择了大专(高职)毕业生,只有不到20%的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。不少民企认为,他们急需的是文秘专业方面的适用人才,看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力,并非仅以学历高低为条件。
    (3)从需求的文秘类型上看,65%的单位选了复合型秘书,为最受欢迎类型,其次为应用型秘书(15%)、创新型秘书(10%),另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。
    (4)从需求的文秘素质来看,民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的,但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示,民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质,思想和道德素质占33%、文化素质占27%、业务素质占13%、心理素质占8%、团队协作精神和沟通协调能力占5%等。而思想和道德素质方面选择较多的是:职业道德(75%)、事业心(63%)、良好人际关系(43%)、吃苦耐劳精神(38%)、忠于职守(28%);文化素质是从高到低依次是:掌握扎实的专业技术知识(38%)、掌握宽阔的专业知识(28%)、了解一般的人文科学知识(26%)、掌握相关学科知识(16%)、了解一般的社会科学知识(4%);业务素质依次是:独立工作能力(42%)、组织管理能力(35%)、实际操作能力(28%)、创新能力(23%)、获取加工和利用信息的能力(10%);心理素质是易于投入、热情工作的心理(40%)、自信心(37%)、自主主动工作(25%)、追求卓越、渴望成功(11%)、开放乐观(9%)。
    (5)从需求的文秘职业能力和知识结构来看,民营企业最看重的文秘专业毕业生的五项综合能力,依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力;最看重的能力因素是“专业水平”(26%),反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19%),“社会实践经历”(18%),“外语水平”(15%)和“计算机水平”(9%);35%的被调查单位对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视,一部分单位表示不会十分在意,关键是看是否真正具备秘书的职业技能,当然有的话最好;对获得电脑操作等级证书重视的占55%,但对是否获得外语等级证书却100%表示重视。在问到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外,最需要掌握的其他知识时,民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识,会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。
    大部分民企认为学生最需要进一步培养的能力是:敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时,85%的民企单位认为有一定差距,还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题,大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求,高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。

2.文秘专业发展的制约因素
2.1制度制约
    有关高等学校文秘专业的制度,从起草到分析、审核、试点、通过,然后实施,具有一定程度的滞后性和局域性,而调整起来也比较缓慢,这都制约了高校文秘专业的发展。
    据中华人民共和国统计局的数据,2000-2003年,仅四年内,普通高等学校毕业生从95万人急增至187.7万人,增加了近一倍,研究生毕业生也从58767人增加到111091人,也有近一倍的增幅。然而,中等职业学校和技校不仅毕业生人数没有增加,学校数量反而有较大幅度的下降。扩招也许并不错,可是盲目扩招却不对。几年来的盲目扩招,忽视了高校的客观实际和承受能力,缺乏对专业人才培养目标特殊性的分析。造成了如今大学生就业困难的局面,浪费了大量的教育资源。盲目扩招在高等教育与职业教育之间造成了这种发展极为不对称的结果。
    某些高校没有充分考虑自己的实际情况,草率地开设专业和班级,没有为学生配备相关软硬教学条件。某些高职院校甚至由于经济、生源声誉等一些压力,招收不同起点、不同素质的学生,可以不用考试,没有统一的入学标准,导致生源素质良莠不齐。而普通高中的毕业生文化和专业基础理论水平虽然好一点,但是专业技能水平却又由于学校客观制约因素没有得到重视和培养。学科设置不成熟,文秘专业设置依然是其他专业设置和结构模式,没有进行合理改革,专业机构布局没有做全面的调整。基本现状还是公共必修课、专业必修课和选修课三大板块,技能训练和专业实习安排在集中进行专业课学习之后,这与文秘专业的应用性是相违背的。
2.2师资与教学条件的制约
    师资力量在人才培养过程中是传授主体,起着关键的作用,但目前的高校文秘专业的师资条件并不乐观,具体表现在:
    第一,教师队伍的非专业性。学校重要的不是大楼,而是大师和教师。有什么样的教师,就有什么样的学生。文秘专业教师队伍的非专业性,从以上举例的中南某高校看已可见一斑。该校文秘专业教师的学历100%中文专业,不具有文秘相关社会工作经验的教师占71.43%,严重影响了专业人才的培养。
    首先,现有高校文秘教师队伍并非文秘专业学历。秘书学是一门新兴的交叉学科,它综合了管理学、文书学、写作学、心理学、公共关系学等众多学科的知识。要想成为一名合格的秘书专业的教师,就必须具备这些基本理论素养。大多数人是由中文、历史或新闻等专业转过来的。他们虽然有着较好的语言功底,但由于缺乏对秘书专业知识的系统学习,所以在教学过程中常常显得力不从心,在教学中很难理论联系实际,讲课往往也较空泛,缺乏时代感、现场感,讲到秘书工作中的思维方式、办事技巧和应变能力时有如隔鞋瘙痒。
    同时,高校文秘教师队伍缺乏从事文秘实践经验。秘书学是一门应用性很强的学科,它需要从很多实际的角度考虑和分析问题,需要具体的实践知识来丰富课堂教学,需要给学生提供一些具有可操作性的解决问题的办法来激发学生的学习兴趣。而我们的秘书学教师大多数是从课堂走向讲台的。从上述中南某高校文秘教师队伍看出,他们大多数人都没有从事文秘工作的实践经验,只能向学生讲授相关的理论,无法在更深更广的层面上传授知识。如果没有一批具有丰富实践经验和动手能力的师资队伍,就无法培养高素质的复合型人才。在这个方面北京秘书学院采取了可鉴的措施。其大量引进有工作经验的教师来从事教育,取得非常好的市场反应。
    第二,学校硬件设施不齐全。对于文秘专业培养对象来说,它同一般学科有很大区别,文秘的应用性决定了它在培养文秘人才的时候需要必定的、特别的专业场地,必须配备足够的专业设施,如果没有这些设施,那么一切教学都只能纸上谈兵,教育出来的学生也只是叶公好龙。与高职文秘学校相比,高职文秘学校以硬件设施吸引生源,布置齐全而且先进的教学设备,打出品牌,与现代社会衔接,与国际社会接轨。而高校文秘专业则显得贫困、寒酸,办公室最基本的复印机、摄像机、传真机和投影设备等都没有;电脑配备系统也老化落后而稀少;更不用说电子邮政系统、远程会议系统等先进通信设备。
    第三,教材低水平重复。教材是学生学习的资源,是学生学习的工具。作为学生学习的重要资源,教材力图将人类在长期的实践中所积累的数量巨大的知识予以精练的概括,以学生能够理解接受的方式表达出来,为学生学习有关的知识或认识解决所面对的问题提供必要的基础和方法。作为引导学生进行学习和探索的工具,教材不仅力图向学生展示知识的内容,还逐步地向学生展示如何获得知识的过程和学习的方法,让学生逐步体验到如何从实践中发现和提出问题、认识和解决问题,逐步从模仿发展到独立思考,从学习发展到创新。教材不仅要能够促进学生的智力成长,教材中所蕴含的思想文化内涵,所表现的道德观和价值观,对学生的思想品德修养也起潜移默化的作用。文秘专业教材内容大多都是大同小异,不同的书,不同的作者,重复的内容;不同的学校,不同的培养目的,相同的教材;不同的学生,不同的需求,相同的书。没有独特的研究领域,没有多元的思维含量,没有深度的教育意义,水平大多处于一个档次上,难以让学生学识有所提高。
    第四,教学科目内容单薄。秘书教学内容存在着重理论教学轻技能训练,重课堂教学轻社会实践,重政务秘书培养轻企业秘书培养,重国企秘书培养轻外企和私营企业秘书培养等问题。以中南某高校为例:主修课程是现代汉语、中国当代文学、秘书学概论、现代秘书协作、办公自动化和秘书管理学。作为全日制四年本科。学校的培养目标是具有汉语言文学和秘书学的基本理论、基础知识和基本技能,能够在党政机关、人民团体、企事业单位从事秘书工作的高级秘书人才。开设诸如马列理论、法律、计算机、英语、普通话、书法、现代汉语、古代汉语、古代文学、现当代文学、外国文学、文学概论、基础写作学、秘书学、现代秘书写作、秘书管理学、速记、心理学、档案学、公关学、传播学、逻辑学、领导科学、秘书与广告决策等近60门必修课和选修课。课程繁多,师生任务繁重。
    第五,教学方式单一。传统课堂中,教师往往习惯于“教师台上讲,学生台下听”的单向性的授课方式,习惯于独角戏式的“跑教案”的上课方式。这样,教学被异化成了把教学内容从教案到黑板的机械搬运,“按部就班”是对这种课堂教学的特征的最恰当的概括。大学里固定地在一个或几个教室,以老师讲学生听作为主要传授方式,以黑板和教案作为主要载体,简单、落后,显得单调而没有吸引力。这种教学方式尤其不利于文秘专业教学,无论是专业必修课《公关学》、《档案管理学》、《现代办公技术》,还是限选课《口才与演讲》、《秘书礼仪》都是按照课本上的知识宣读讲解,没有把学生作为活动主体引入到社会实践中去领悟。优秀的老师尚能以生动形象讲述自己的实践经验给学生一种操作感受,稍微死板一点的老师就很快失去学生的兴趣了。这种单一落后的教学方式对于文秘专业人才的社会实践适应性是很不利的。
2.3学生专业认同程度偏低
    从某种意义上来说,学生专业认同程度决定了投入学习精力的程度,也将影响今后选择的就业方向。
    第一,被动选择影响专业认同。一项全国调查显示,目前大约有42.1%的大学生对自己所学专业不满意;65.5%的学生表示有可能的话将另选专业。而更有92%的高校文秘学生认为并不认同自己的专业,甚至有部分学生大学四年也从来没有肯定和喜欢过自己的专业。由于学生自己对于专业的偏见和轻视,没有与家里沟通,直到毕业有一半多的学生家长并不知道自己的孩子学的是文秘,以为是师范类专业。在文秘专业实习时,有80%以上的人希望能参加教育实习或去机关实习,以便能在教育行业和政府机关更好的就业。在将近毕业的时候,6成以上的学生选择了考研,一半以上的学生参加了公务员考试,只有小部分学生,走向了企业。很难说在文秘专业学习的学生积极地把秘书作为自己的职业去奋斗、去规划。
    第二,专业不认同影响能力提高。作为高校扩招的产物,文秘专业的学生似乎是盲目的牺牲品。90%的学生仅仅是为了保险,在高考志愿上填写了服从调配,开学报到时才发现被分配的专业不是自己选择的专业。于是,强硬的学生选择转校、转系甚至退学,更多的学生只能接受这样的既成事实。经过几年的专业学习,许多学生无奈地发现,文秘专业和自己的兴趣爱好、个人能力等格格不入。处于被动的专业选择,没有专业感情,失去学习的积极性,那么就谈不上进取的自我要求了。学生没有自我要求,教学效果可以想象,于是要取得社会认同就比较麻烦了,一连续的恶性循环就这样产生了。
    第三,能力不高影响社会认同。文秘专业的学生,能力却并不十分专业,这直接导致了学生定位缺乏全面性,也直接影响了社会的认同程度。根据追踪调查显示,66%职场新人一年不适应。大学毕业生从校园进入社会,从社会的预备成员变成社会的正式成员,从受教育者变成责任主体,其中的心理跨度无疑是巨大的,而且必须面对、不容回避。一些初入职场的大学毕业生们,由于能力不高,不能良好地适应社会环境,一遇到困难就产生逃避心理,在棘手的工作面前没有良好的精神状态去投入,最后借口自己不适合所选的工作或能找到更好的工作而辞职,对工作不珍惜。据一项实习追踪调查,大学准毕业生在踏上实习工作岗位后,“适应良好”的人数仅占34%,无论是工作内容还是人际交往,相当高比例的毕业生属于“适应不良”,甚至“适应困难”。在社会性颇强的岗位上,无法加快生活节奏,不能有序地完成工作,没有明晰的自我定位,难以理智地看待学校培养模式和实际工作需求之间的差异,认识自身知识结构的缺陷。身处相对大学中的同学关系更为复杂的社会人际关系,毕业生们几乎100%地感觉到一些不适应,其结果可能是冲动地搞砸人际关系,也可能是自我封闭、心情抑郁。这样影响了社会对文秘专业学生的认同,他们认为学校教育不行,培养的学生不是自己所需要的,甚至他们觉得学生学到的知识完全没有用处。

3.发展建议或对策
    基于以上一系列调查与分析,基于对文秘专业的热爱与希望,本人特针对相关问题提出一些建议和对策,以供参考。
3.1政策部门的改革与完善
    秘书学作为一门新兴学科,自身的不完善迫使它必须随着相关学科和现代科学技术的发展而不断地完善自己,否则将无法适应现代社会发展的要求。作为高层决策的教育部门,要紧密切合社会实际和各学校实际情况,制定出合理的、可行的制度和措施,要留给学校较大的空间,能够根据自身情况调整政策。学校则要充分考虑到学生的起点和想要达到的高度,制定积极引导学生的措施。现行急需改进的制度,主要表现在以下三个方面:
    第一,改革和完善招生政策。如果教育决策者能直面问题,及时改变如今这种盲目扩招的局面,合理分配各种教育层次之间扩招的结构,使扩招与就业需求相适应,那么通过扩招提高劳动力质量又何尝不可呢?
    第二,改革教学体系。采取鼓励新型的紧随社会发展的教学体系吸纳培养专长人才。如创办秘书网络系统,展开秘书专业网络教学,利用开发出的秘书学智能化网络教学系统,适时进行秘书专业网络教学,也可创造条件,开发英语等外语版本于秘书教育圈中;创办创业秘书教学系统,利用秘书专业特色和知识优势,培养创业型秘书人才。设置独特的高校文秘专业教学模式,全面调整专业机构布局,采用灵活的人才培养计划。
3.2培养机构的完善与发展
    科学合理的教学体系是培养目标在教学管理环节的具体体现,它决定着该专业能否培养出社会真正需要的高素质人才。办学须遵循教育自身内在规律,专业设置和划分是以一定的社会分工为前提,又与一定的学科基础相适应。高校专业设置和划分既要适应社会需要又要符合人才培养规律。
    第一,教师队伍专业化。
    首先,指导非专业教师进修学习。建议设立文秘专业教育培训机构,让非秘书专业毕业的专职秘书教师可以进修秘书专业课程,没有秘书工作实践经验的教师最好能到企事业单位工作一段时间,积累一些秘书工作的实践经验,有条件的还可以参加秘书职业资格考试,并取得高级秘书资格证书。
    其次,聘用文秘经验丰富人士任教。专业人士可能没有太高的学历,但是他们能够以身说话,就是最好的优势。在企事业单位聘请一部分具有丰富秘书工作实践经验的优秀高级文秘人员作为兼职教师,这样兼职教师最直接最宝贵把经验传达给学生,让学生在前辈和同行的失败或成功中迅速成长,并且可以通过他们参加一些实践活动,及时地了解秘书人才市场与行业动向。
    第二,学校硬件设施齐全化。学校可以从文秘专业的特殊性出发,投入人力物力,为其创造充分的条件,开辟多个实训基地,既能提供单项技能培训,又能提供综合技术实践训练。实践教学设施硬件包括教学基地和必要的硬件设备,如实验室、实训室、校外实训基地与专业相关的仪器、设备、模型、现场工作环境、多媒体软件和设施等,配备足够的文秘专业场地,兴建办公自动化实训室、文书档案管理实验室、会议活动室、模拟接待室、模拟值班室等,使实训基地具有教学、演示、训练、科研、生产的多重功能,使专业理论教学与实践教学最大限度地有机结合,实现讲、演、练、教、学一体化。如果因为学校实际情况不能满足文秘专业条件,那么要充分创造和利用社会资源、校园资源,把学生放到现有的办公环境中去,让学生亲身感受和参与,使学生得到系统综合的训练与提高。
    第三,编写出高质量的教材。教材应最大程度地满足教师的专业创造,满足教师的教学创新,引导而不是禁锢、规范而不是限制教师利用教材对教学进行建构和创造,是教材编制不容忽视的问题。教材编制的主要目的,不是为教师提供“法定”文件,让教师屈从于教材的要求,而是定位在为教师的教学服务;为教师精心打造和提供可资利用的课程资源。希望从事该专业的教师、研究人员以及行业成功人士,出版一批内容新、体系新、方法新、手段新的高水平教材,更多地结合社会实际,给学生最好的理论知识体系,以更快捷地融入社会,回归社会。
    第四,课程设置综合化。合理设置实践课程,精心设计课程实训、实习、社会实践,使学生获得从事秘书职业所需的知识和技能,以“应用性”为主旨,整合文秘专业课程体系。不特别强调学科的理论性,以实用性、技能性为主题,删除多余的陈旧课程,合并重复课程,适当精简必修课程,以实用、够用为主。在原有基础知识课程的基础上,增加关于市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学、控制论及现代企业管理和微机应用等实践操作性知识;增加对经济应用文书如经济合同、项目建议书、立项报告、技术开发报告、经济形势分析、新闻发布稿、企业集团章程、合资合作协议等文稿的撰拟和处理的教学培养;增加对企业秘书必须具有的外语水平和处理涉外文书的能力的培养。文秘不懂一点管理学,就比不过人力资源管理专业学生;文秘不懂一点法律,就比不过法学专业学生;文秘不懂另外的语言,就比不过英语专业学生。那么我们就尽量让文秘专业的学生博学多才。
    首先,重视基础知识课程。夯实写作和语言的基础,是技能知识学习的前提条件。基础课程,写作方面的有《基础写作学》、《秘书写作学》等,语言方面的有《现代汉语》、《大学英语》、《商务英语》、《英语口语》以及第二、第三外语等。在课程理论研究上,力求多元化,所开课程多样化,使学生有更大的选择空间,如可开设诗词赏析、中国民间文学、小说欣赏、历史与人物、音乐与人生、英文作文与翻译等课程,强调知识、能力、道德意识、完善人格的和谐发展。
    其次,强化技能知识课程。技能方面课程,如《现代商务》、《现代办公自动化》、《公共关系学》和《企业管理》等职业技能训练。可以提倡和要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上,持有多种能力证书,如剑桥秘书资格证书、高级(涉外)秘书职业资格证书、普通话证书、外语和计算机等级证书、汽车驾驶证以及电子商务和报关员等资格证书等,提高毕业生的就业竞争力。
    再次,拓展相关知识范围。增设选修课程,开设市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学、控制论及现代企业管理和微机应用等实践操作性知识,兼容对经济应用文诸如经济合同、项目建议书、立项报告、技术开发报告、经济形势分析、新闻发布稿、企业集团章程、合资合作协议等文稿的撰拟和处理的教学,设立现代人际关系学、商务谈判实务等课程;突出现代文秘特色,设立网页制作、无纸化办公等类课程,补充新兴科技的发展、世贸组织对文秘工作的影响和要求等内容,以确保教学内容的先进性。
    第五,教学方式多样化。
    首先,肯定现有积极的教学方式。在课堂上固定的教室里,采取启发式、讨论式、现场操作和活动组织等切合课程的形式教学,运用案例教学法、情境教学法、讨论教学法等,结合受教育者的个性心理特征,由灌输式转向启发式、探讨式、答辩式、情景式,把时间充分还给学生培养。利用多媒体等先进的教学手段,使学生在课堂上获得较多的实践知识。
    其次,舍弃效果不好的教学方式。秘书学是一门应用性很强的综合性学科,照本宣科或填鸭式教学的教学效果都不能适应社会对秘书人才的要求,应该坚决舍弃。
    最后,增加特色专业的教学方式。社会上大多数用人单位需要的却是能够直接上岗的复合型秘书人才,将教学组织形式从单一的课堂教学活动扩展到学生的社会生活、自学活动、科学研究活动和各企事业活动的现场实践中去,在生产实习、研究设计和社会实践中培养他们的创造性思维和创新能力。在不固定学习地点的方式上,学校可与机关、企事业单位联系,安排秘书专业学生在他们的一些典型会议或活动上担任礼仪及服务工作,准备会议材料,布置会场,接待与会人员,听取并记录会议内容,处理突发事件。学校也可以充分利用校园资源,让文秘专业学生承担大型活动的策划、组织、宣传、主持以及撰写活动总结材料等工作。
3.3学生自身条件与自我教育
    主体自我教育,即教育主体以自身为对象的教育,既是主体教育中最核心、最要害的部分,也是目前我国教育体系中最薄弱、最亟待改进的地方。在主体自我教育中,要实现主体自我教育,关键在于创造条件推动教育主体自身的二重化,引发教育主体展开深入的自我教育,从而把教育主体的主体性最大限度地发动起来,最终实现培养主体性强的人的价值目标。
    第一,培养专业感情。
    首先,尽量选择符合自己兴趣的专业。用科学的手段客观地评估和寻找自己的兴趣所在:不要把社会、家人或朋友认可和看重的事当做自己的爱好;不要以为有趣的事就是自己的兴趣所在,而是要亲身体验它并用自己的头脑作出判断;不要以为有兴趣的事情就可以成为自己的职业,不过,你可以尽量寻找天赋和兴趣的最佳结合点。最好的寻找兴趣点的方法是开拓自己的视野,接触众多的领域。孔子说:“知之者不如好之者,好之者不如乐之者。”如果你对某个领域充满激情,你就有可能在该领域中发挥自己所有的潜力,甚至为它而废寝忘食。这时候,你才能是为了“享受”而学习了。而大学正是这样一个可以让你接触并尝试众多领域的独一无二的场所。
    其次,主动培养对所择专业的感情。除了“选你所爱”,大家更要“爱你所选”。大学生应当更好地把握在校时间,充分利用学校的资源,通过使用图书馆资源、旁听课程、搜索网络、听讲座、打工、参加社团活动、与朋友交流、使用电子邮件和电子论坛等不同方式接触更多的领域、更多的工作类型和更多的专家学者。如果你发现了自己真正的兴趣爱好,这时就可以去尝试转系,尝试课外学习、选修或旁听相关课程;你也可以去找一些打工或假期实习的机会,进一步理解相关行业的工作性质;或者努力去考自己感兴趣专业的研究生,重新进行一次专业选择。在大学中,转系并不是一件容易的事情,大家首先应尽力试着把本专业读好,并在学习过程中逐渐培养自己对专业的兴趣。一个专业里可能有很多不同的领域,也许你对专业里的某一个领域会有兴趣。其次,就算你毕业后要从事其他行业,你依然可以把自己的专业读好,这同样能成为你在新行业中的优势。在追寻兴趣之外,更重要的是要找寻自己终身不变的志向。大家不必把某种兴趣当成自己最后的目标,也不必把任何一种兴趣的发展道路完全切断,在志向的指引下,不同的兴趣完全可以平行发展,实在必要时再作出最佳的抉择。志向就像罗盘,兴趣就像风帆,两者相辅相成、缺一不可,它们可以让你驶向理想的港湾。
    再次,不断实现自我价值目标。学校老师培养的始终只是一些必要的、科学的学习方法,提高自身创造性学习和发现、分析以及解决问题的能力,关键还在于自己。当前普通高校秘书专业的大学生大多缺乏社会阅历,没有实践经验,缺乏应有的观察力、判断力和思维能力。怎样改变这种局面,要靠学生自己在大学四年中自我学习,自我教育。主要应该在以下四个方面进行自我教育:
    (1)学生要有自我肯定的心态。读秘书专业怎么了,当秘书有什么不好?很多地位显赫、炙手可热的政治界英杰都是从秘书起步的;很多资产雄厚、呼风唤雨的工商界大腕也是从助理开始的。毫无疑问,跻身秘书或助理行业,是开创人生伟业最恰当最关键的切入点。首先秘书专业学生要充分认识到在办公室工作是人的一生之中提高素质的黄金时期,不管是工作环境、工作条件,还是大家的年龄,因此我们要踏踏实实地锻炼,不浮躁、不虚荣,真正把本事学到手,抓住眼前的时机,好好学习知识,练就一身本领,才能在踏入社会立马就能施展才华,有所收益。而这种收益将是创业人士最好最快捷的开端,我们应该肯定自己的专业,看到文秘专业的优势:
    首先,秘书专业的学生具有头脑优势。在学校较灵活的教学模式和不特别要求死记硬背的专业知识,某种程度上给了文秘专业学生一个宽松的培养环境,使得他们的思维敏捷。走上工作岗位后,在协助领导完成工作时可以弥补自己的经验不足,能够最直接的了解领导的创业运转手段和技巧,发现领导考虑不周到的问题。当你能周全地考虑到事情的每一个细节,那么你离创业成功也就不远了。
    其次,秘书专业的学生具有人际优势。秘书岗位处于机关或单位的核心,能够最快的速度掌握所在单位的优劣状况,能够最方便的接触大的客户。加上秘书专业学生在人际交往方面的专业化培养,比其他专业的学生更加懂得沟通和交际,让所有与自己打交道的人都成为自己创业的客户就不是太难的事情了,无论是自己单位的领导,还是单位的客户,还是政策人士,还是自己单位的同事,甚至当初的老师或者与自己同时踏出校门也已经积累了不同的工作经验的同学,他们都可能而且可以成为我们的人际资源,为创业打开局面。
    再次,秘书专业的学生具有心态优势。由于没有专业性特别强的工作限制,秘书专业的学生很难在自己的专业有所长。加上中国大的社会背景,他们不可能把秘书当成自己的终身职业。当迈出学校的大门,就开始了一系列意识的转换,把初始的社会接触当成是创业的积累时期。那么文秘专业学生最容易在工作两年或多一些日子的时候,走向创业。
    (2)学会学习。明确和肯定了自己的专业,了解了文秘专业的机会与优势,我们应该创造更多的机会,多学习,学会学习。教育家B.F.Skinner曾说:“如果我们将学过的东西忘得一干二净时,最后剩下来的东西就是教育的本质了。”所谓“剩下来的东西”,其实就是自学的能力,也就是举一反三或无师自通的能力。在大学期间,学习专业知识固然重要,但更重要的还是要学习思考的方法,培养举一反三的能力,只有这样,文秘专业的学生才能实现自己的优势。
    首先,懂得自学。许多同学总是抱怨老师教得不好,懂得不多,学校的课程安排也不合理。大学生不应该只会跟在老师的身后亦步亦趋,而应当主动走在老师的前面,走到老师知识的外面,掌握系统学习的方法,形成属于自己的理论体系。
    其次,开拓学习渠道。不要以为读书就是没有用,学生要端正学习态度,养成学习习惯。充分利用学校里的人才资源,从各种渠道吸收知识和方法。
    第一,通过身边的人去学习。除了资深的教授以外,大学中的青年教师、博士生、硕士生乃至自己的同班同学都是最好的知识来源和学习伙伴,每个人对问题的理解和认识都不尽相同,只有互帮互学,大家才能共同进步。
    第二,通过身处的地方去学习。应该充分利用图书馆、英语角、社团以及学校组织的比赛、庆祝等活动,能学到知识的地方学知识,能锻炼能力的地方练能力。
    第三,通过能获得的工具去学习。例如电子阅览系统、互联网、收音机等,你能学会查找书籍和文献,接触更广泛的知识和研究成果;能读一些英文原版教材;借助搜索引擎在网上查找各类信息。可以充分利用高校仪器设备及现代化教育媒体相对集中的优势,运用现代化的教育技术,使文字、图像、声音等有机集成一起,构成立体化、交互性的信息传播形态,提供人机交互、即时反馈的教学方式和声形互现、图文并茂、情景交融的教学环境,认真投入到显现在自己面前的极强的表现力直观地教学内容。
    (3)培养职业素质。我们无论是成为秘书还是从事学术研究,作为一个社会个体,就要拥有健康的心灵。有人说秘书是领导的一面镜子,不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里,秘书的言行举止折映出领导的为人风格。那么秘书就更应该注意,做到以下“二十字方针”:
    谨言慎行。时刻牢记自己的一言一行不是个人行为,若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利,就会不仅害了自己,误了工作,帮了倒忙,也败坏了领导的名声,甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务,是信任,更是考验,保守秘密是秘书的首要条件。因为他们不仅了解公司的商业机密,还不可避免掌握了上司的个人秘密。纯净自己的心灵,端正自己的人生观,做一个纯正的人。
    诚恳团结。要据实情、讲实话、干实事、创实效,扎扎实实,不慕虚荣,不图虚名。实事求是干工作,实事求是反映情况,具备求真务实的精神,包括听取基层意见,向领导反映情况,都要全面、真实。工作中,要一步一个脚印,不作表面文章。秘书需要具备极强的向心意识、协作精神,一丝不苟的做事习惯,还有很强的忍耐力及牺牲精神。加快工作节奏,提高工作效率,改进工作作风,强化目标管理,少说空话,多办实事,努力树立办公室的新形象。要善于增强整体合力,树立团队协作精神和服务理念,善于对上加强联系,对内加强管理,对外搞好协调,对下做好服务。
    多谋善断。秘书作为一个单位上传下达、沟通各方的桥梁和纽带,要立足发展变化的新情况,多动脑筋、想办法、出主意,发挥参谋和助手作用,不断提高参与决策能力。要有较强的政治意识、责任意识,增强工作的主动性、预见性、创造性,以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查缺补漏。要善于站在全局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上,既要了解面上的总体工作,又要了解近期的重点工作,既要了解上级领导的工作意见和要求,还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。
吃苦耐劳。秘书工作是非常辛苦的,几乎没有节假日,不分上下班,自己能够自由支配的时间很少,脑神经长处于紧张的备战状态。越是危急的时候,如灾情发生等等,办公室同志越紧张。他们担负的任务很重,常年累月辛勤为党工作,兢兢业业,勤勤恳恳,不为名,不为利,从事寂寞事业,甘当无名英雄,要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤,尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到,别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率,运用自己的智慧调动各方面积极性,把工作做好。
    人文素养。秘书作为一种综合性、服务性、文化性很强的职业,不仅要具备秘书职业岗位要求的实际应用能力,又因其服务过程中包含着丰富的文化内涵,还须具有较高的人文素养。学校可搭建文秘专业需要的文化平台,结合学生社团,课内与课外结合,开展利用地方特色文化为载体的人文素质教育与实践活动,让学生加深对地方文化的解读与体味,促进学生运用能力的提高。与地方文化产业骨干企业合作,建立强化人文精神、创新人文素质教育的实践基地,组织文秘专业学生到企业去感受企业精神,体验企业文化,使学生获得广泛的人文知识和技能。
3.4社会的协调培养
    鉴于学校自身的限制条件,尤其是硬件方面不能提供与社会同步的设施,社会相关单位和部门如果能够主动承担这个责任,将自己的需求与学校培养人才结合起来,为学生提供实践机会,那么对于培养机构学校,对于被培养对象学生,对于人才需求市场岗位,都是有益的,可谓一举三得。

结  论
    社会的进步导致了文秘专业的产生,中国进一步国际化对文秘人员的综合素质提出了更高的要求。而作为培养高级文秘人才的高校,却渐渐转为暧昧、萎缩的局面。在教育制度、师资队伍、教学设施和学生自身的许多限制因素一定程度上阻碍了高校文秘专业的发展。
    但是,没有一门学科不时经过不断的改革与完善便能达到最佳,没有一种制度是放之四海皆准的真理,没有一个人才培养机构是无可挑剔的完美,没有一名学生是天生良骏的人才。
    在积极的态度改革的态度下,创新和完善各个缺口,汇集相关人士或关注个体的先进思想和可靠经验,在相互磨擦中润滑,在相互协调中成熟与壮大,为高校文秘专业铺就一条平坦、顺畅的路。
我衷心希望高校的文秘专业能够在各方面的努力之下,成为社会上世世代代不可或缺的优秀学科,能够炼出被人类祖祖辈辈赞不绝口的优秀人才。

参考文献
[1] 梁京.高校秘书专业人才定制培养模式探析[J].秘书之友,2005(7).
[2] 何宝梅.面向市场改革秘书教育[J].教育与职业,2002(4).
[3] 李洪华.秘书学教学中的困惑与思考[J].秘书之友,2002(9).
[4] 陈文蕾.文秘专业人才培养的复合化趋势[J].秘书,2005(6).
[5] 杨金土.对高等技术教育课程设计若干理论认识[J]中国高等教育,2002(2).
[6] 张方明.适应市场需要构建具有高职特色的课程体系[J]中国高等教育,2002.
[7] 李建平.课程改革对教师提出全新挑战[J].教育发展研究,2002(1).
[8] 杨明华.接受世纪挑战培育时代新人——21世纪学校课程构建的思考[J].课程·教材·教法,2002(2)
[9] 史爱丽.浅谈对文秘专业学生社会实践能力的培养[J].秘书之友,2002(11).
[10] 赵丹绮.浅谈新世纪文秘专业创新人才的培养[J].秘书之友,2005(7).
[11] 汪溢.高职文秘人才培养模式的构建[J].辽宁教育行政学院学报,2005(6).
[12] 孙建明.从秘书工作发展趋势看秘书教学中的能力培养[J]湖州师专学报,1999(1).
[13] 殷定华.试论现代大中型企业秘书的实践行为及其特征[J].秘书之友,2002(1).
[14] 陈蓓.试论高职秘书实践教学体系的构建[J].高校研究文教资料,2005(18).
[15] 陈捷.新形势下秘书教学的改革与创新[J].石油教育,2001(6).
[16] 闫振存.论主体自我教育的内在机制及其对当代教育的启示[J]. 北京师范大学学报,2005(5).

致  谢

大学四年时间渐近尾声,感谢在此期间所有教会我做人处事的尊师们,感谢传授我专业知识的老师们,是他们使我具备完成这篇论文的能力。感谢指导我完成本篇论文的岳凯华老师!特别感谢郭小英老师!无论是论文的撰写、研究态度与方法,还是行文的过渡、文字的校订,甚至是个别符号的书写,她都以高度认真的态度及专业治学精神严格的指导和要求我,并在指导论文的同时,给我提出不少为人处世、面向社会的宝贵意见,让我在即将走向社会的时候获益匪浅。
在论文前期准备工作中,湖南师范大学文学院03级文秘班杨湛同学,提供并帮助我寻找上届同学资料,让我很感动!我无以为报,希望上面的文章能于关注和自爱文秘专业的人有所帮助,让我们共同期待文秘专业越来越成熟,并为此付出自己的努力!
发表于 2008-12-11 09:29:33 | 显示全部楼层
文秘专业优秀毕业论文(案例二)
作者:左慧 来源:http://www.ddmishu.com/readnews.asp?id=1363

目  录

1.绪论………………………………………………………………(1)
2.正文
2.1赫茨伯格的双因素激励理论…………………………………(3)
2.2双因素理论的缺陷及对我国现代企业管理的启示…………(5)
2.3秘书调动员工积极性的激励措施……………………………(7)
3.结论…………………………………………………………………(26)
参考文献………………………………………………………………(28)
致谢……………………………………………………………………(29)


企业秘书开发人力资源的激励措施

湖南师大文学院汉语言文学专业文秘2001级  左  慧  B43010114

摘  要:历来我国企业秘书一职都存在着人力资源开发主体性角色地位的缺失。中国入世,国外观念的冲击,企业管理现代化的趋向以及秘书工作本身的性质都决定了秘书对于企业人力资源开发尤其是激励机制的运行起着日益重要的作用。本文即从中国现状出发,浅析企业秘书在工作中可采取的、切实可行的激励措施以充分调动所有员工的积极性、主动性和创造性,实现企业人力资源的有效开发与利用,增强企业竞争力以适应日趋多变与激烈的生存环境。

关键词:企业秘书  人力资源开发  激励措施

  
    Abstract :In our country, enterprise’s secretary always has a disappearance of role’s status of manpower resources development entity. Since China entry to WTO, the impact of the foreign idea, the trend of the modernization of enterprise-management of and one’s own nature of secretarial job have all determined a secretary is getting up to enterprise’s manpower resources development, especially operation of the incentive mechanism more important. This paper simply analyses the feasible incentive measure that enterprise’s secretaries may adopt at work in order to fully arouse the enthusiasm、initiative and creativity of staff, which can realize the effective development of the manpower resources and strengthen enterprise’s competitiveness in order to adapt to more changeable and fiercer living environment.

Keywords: enterprise’s secretary;manpower resources development;
incentive mechanism

1.绪  论
    人力资源是现代企业的战略性资源,也是企业发展最为关键的因素,而激励则是人力资源的重要内容和企业管理中最困难的职能。激励是一个心理学术语,指激发人的行为的心理过程。这个概念应用于管理,是指激发员工的工作动机,也就是说用各种有效的方法去调动员工的积极性和创造性,使员工努力去完成组织的任务,实现组织的目标。因此,企业实行激励机制最根本的目的是正确地诱导员工的工作动机,使他们在实现组织目标的同时实现自身的需要,增加其满意度,从而使他们的积极性和创造性继续保持和发扬下去。由此也可以说激励机制运用的好坏在一定程度上是决定企业兴衰的一个重要因素。首先,中国入世,在国内外竞争加剧的情况下,企业为了生存和发展,就要不断地提高自己的竞争力。为此,就必须最大程度地激励全体职工,充分挖掘出其内在的潜力。其次,组织中人员的表现有好、中、差之分,必须采取各种激励办法,不断地使表现好的人,继续保持积极行为,使表现一般的和差的人,逐步地转变成为主动积极、为组织多做贡献的一分子,促使更多的人能够自觉自愿地去为实现组织目标而奋斗。此外,还应注意的是,激励对象的要求是多方面的,要满足这些要求就必须采取多种激励办法。包括多给金钱、友谊和关心、尊重、好的工作条件、有趣的和有意义的工作等等。满足每个人的要求就能达到激励职工的目的。
    近年来,我国企业的经营管理纷纷与国际接轨,各类企业的组织结构进行着广泛的调整。在计划经济条件下,企业多为“官僚制”模式,在此类组织中,要求秘书工作的参谋职能主要是撰写文件材料,并能发现问题、提供建议,一般对整体决策的影响并不很大,大多是为领导的决策提供一些智能上的补充;而秘书人员的辅助管理职能主要指的是内部协调、外部沟通。而如今各类企业组织结构调整方向的“分权型”企业组织中的各分权单位,如大规模企业中的各事业部,由于分工较为细密,市场化程度较高,又由于事业部本身是一个相对独立的经济活动单位,内部权力相对集中,秘书工作主要服务于领导活动的整体调控,且还有一定的内部协调的要求,承担着一定的组织管理职能,并以此为依托,参与相应领域的政务活动。在此,有必要厘清“秘书”一职的定义,国际职业秘书协会的解释是:“具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”因为欧美等发达国家中秘书为之服务的多为私营民间组织,大多无副职,因而这里强调了秘书的主动性、判断力与在授权下的决定职能,接近行政助理的角色,“是连接决策者和执行者的关键环节”。而我国多定位为:秘书是担任党政军机关、企事业单位、社会团体等或个人设置的秘书职位,在领导者身边,为领导服务,提供参谋、辅助管理,承办会务、撰拟文稿、处理信息资料等日常工作和交办事项的工作人员。
    由于文化传统的差异,我国的企业秘书不可能立即转换角色,成为组织的中高层管理人员,但可以于传统性工作中注入新因素,逐渐树立秘书在企业管理中人力资源开发主体角色的新理念。秘书是企业领导的参谋助手。全面、准确、完整地领会上司意图,是秘书工作的前提和基础,但决不意味着秘书工作就是简单地记录上司的指示与讲话,仅仅做点传声筒式的工作而已。恰恰相反,秘书工作不仅不排斥秘书人员的创造性,而且特别强调充分发挥秘书人员的创造性。因为,只有充分发挥秘书人员思维与工作的创造性,才能使上司意图得到丰富、深化与拓展。譬如:企业文件的起草、制度的撰写一般由秘书来执笔。就激励制度的制定如:薪酬制度、晋升制度、岗位轮换制度、培训制度等秘书人员可不必苛求上司把一切都在第一次授意时讲得清清楚楚,而应当主动地在上司的想法刚刚萌发或比较粗糙时,从企业实际出发,提出具有创造性的建议。然而秘书同时也是企业联系上下左右的内外的中心枢纽,比上司更了解员工,可根据员工的兴趣爱好安排工作,在授予一定责权的过程中充分发挥目标激励、信任激励的作用;可及时疏导员工的不良情绪,调动其工作的积极情感,采用完美措施实行情感激励……秘书的工作任务就在于对不同的人采取适合其要求的激励因素和激励措施。

2.正  文
    2.1赫茨伯格的双因素激励理论
    双因素理论是美国的行为科学家弗雷德里克·赫茨伯格(Fredrick Herzberg)通过长期调查研究提出来的,又称激励因素—保健因素理论。此理论比较系统地分析了如何通过一定的条件激励员工士气的现实可能性,赫茨伯格区分了两种层次的激励因素:一种是“保健因素”,包括公司政策、管理措施、监督、人际关系、物质工作条件、工资、福利等。这些因素与马斯洛需要层次理论中的生理、安全、社会交往需要很相似。当这些因素恶化到人们认为可以接受的水平以下时,就会产生对工作的不满意;但是,当人们认为这些因素很好时,它也只是消除了不满意,并不会导致积极的态度,这就形成了某种既不是满意、又不是不满意的中性状态。而那些能带来积极态度、满意和激励作用的因素则被称为“激励因素”,是指能满足个人自我实现需要的因素,包括:成就、赏识、挑战性的工作、增加的工作责任,以及成长和发展的机会。这些因素有助于建立自尊和挖掘自我潜力,同马斯洛的尊重和自我实现需要很相似。如果这些因素具备了,就能对人们产生极大的激励。
    从这个意义出发,赫茨伯格认为传统的激励假设,如工资刺激、人际关系的改善、提供良好的工作条件等,它们能消除不满意,防止产生问题,但这些传统的“激励因素”即使达到最佳程度,也不会产生积极的激励。按赫茨伯格的意见,管理者应该认识到保健因素是必需的,不过它一旦使不满意中和后,就不能产生更积极的效果。只有“激励因素”才能使人们有更好的工作成绩。他告诉我们,满足各种需要所引起的激励深度和效果是不一样的。物质需求的满足是必要的,没有它会导致不满,但是即使获得满足,它的作用往往是很有限的、不能持久的。要调动人的积极性,不仅要注意物质利益和工作条件等外部因素,更重要的是要注意工作的安排,量才录用,各行其所,注意对人进行精神鼓励,给予表扬和认可,以及注意给人以成长、发展、晋升的机会。

    2.2双因素理论的缺陷及对我国现代企业管理的启示
    赫兹伯格的双因素理论虽然在国内外影响很大,但也由人对它提出了批评,这些主要是:第一,赫兹伯格的样本只有203人,数量明显不够,而且对象是工程师、会计师,他们在工资、安全、工作条件等方面都比较好,所以这些因素对他们自然不会起激励作用,但很难代表一般职工的情况;第二,赫兹伯格在调查时把好的结果归结于职工自己的努力,而把不好的结果归罪于客观的条件,同时,赫兹伯格也没有使用“满意尺度”这一概念;第三,赫兹伯格认为满意和生产率的提高有必然的联系,而实际上满意并不等于劳动生产率的提高,二者之间并不存在必然的联系;第四,赫兹伯格将保健因素与激励因素截然分开有欠妥当,实际上保健因素与激励因素、外部因素与内部因素都不是绝对的,而是相互联系并可以相互转化的.第五,现代企业是由四种经济主体所组成的,即股东、经营者、管理者和普通员工,这四种经济主体都有自己的目标,并且都有各自的可控因素和激励因素,从实施的范围层次分析,始终存在着所有者对经营者、经营者对管理者和管理者对员工的约束与激励,而这些并不是双因素理论都能涵盖的。
    由于我国人力资源管理的体系仍在探索之中,激励在企业人力资源管理中也未得到正确认识。许多企业在调动员工积极性、激励员工进取精神方面,简单采取了增加工资、奖金、福利等办法和手段单一的激励形式,虽然可能短时奏效,但很难维持长久。根据赫茨伯格的观点,这种货币激励的保健因素虽然满足了员工的需要,但却不能激励员工工作的积极性。由于长期计划经济体制的影响,忽视人的个性特点和个人能力,对个人的需要之不问,视而不见,因而也就谈不上调动人的积极性,发挥人的主动性和创造性,造成了人力资源的严重浪费,致使整个企业的低效。
    双因素理论对我国企业管理的启示有:第一,采取了某项激励的措施并不一定就能带来满意,要想提高职工的积极性首先得注意保健因素,以消除职工的不满、怠工和对抗,但保健因素并不能使职工变得非常满意,也不能激发他们的工作积极性,所以更重要的是要利用激励因素来激发职工的工作热情和工作效率。因此,企业如果只考虑到保健因素而没有充分利用激励因素,就只能使职工感到没有不满意却不能使职工变得非常满意,企业也就很难创造一流的业绩。第二,在企业管理实践中,欲使奖金成为激励因素,必须使奖金与职工的工作绩效相联系。如果采取不讲部门和职工绩效的平均主义“大锅饭”做法,奖金就会变成保健因素,奖金发得再多也难以起到激励的作用。第三,激励是组织管理的重要环节,被认为是“最伟大的管理原理”。就组织工作而言,对职工进行激励至关重要,但对职工进行激励的时候必须注重多种激励方式的综合运用,在将物质激励和精神激励有机结合的同时,秘书人员更要注重精神激励的重要作用。
    此外,我们还应该注意:双因素理论是在美国的社会和文化背景下提出的,与我国的国情不尽相同,因而,在企业管理中,哪些是保健因素,哪些应属于激励因素也是不一样的,企业秘书在对职工进行激励时,必须要考虑到这种文化差异,因地制宜,制定有效的激励措施和采取有效的激励手段。事实上,保健因素和激励因素都有不是绝对的,它们相互联系并可相互转化。保健因素也可产生满意,激励因素也能产生不满意。无论保健因素的应用还是激励因素的应用,都是为了创造良好的企业气氛以高效地完成企业目标。在当前尚未完全解决温饱问题的中国企业里,工资和奖金并不仅仅是保健因素,工资和奖金的多少直接关系到员工个人的切身利益和自身价值的实现,如果运用得当,也会表现出明显的激励作用。

    2.3秘书调动员工积极性的激励措施
    2.3.1制度激励
    组织建立科学、规范的管理制度,其出发点和目标就是要充分“激活人”,极大地调动全体员工的积极性和创造性。通过对制度的贯彻实施来体现一种充分“激活人”的机制,并运用这种机制和环境,使员工处于自动运转的主动状态,激励员工奋发向上,励精图治。最重要的是要尊重组织与员工的现实,把握制度执行的原则性和灵活性,现实与人性特点要求制度的执行具有一定的情景性、变通性。
    2.3.1.1晋升激励
    在现代社会中,企业的组织形式多为塔状层级结构,在这种结构中,各种职业又被分成多种职务,各个职务在等级化的组织结构中排成序列,构成了职位体系,由于职位的数量越到上层越有限,组织内部就需要评价员工是否晋升到更高的职位上去。因此,晋升制度的科学化和合理化至关重要的,它影响到企业的组织结构和生命力。内部晋升的第一个功能是向企业成员提供激励,因为晋升意味着工资和地位的上升、待遇的改善、名誉的提高,以及进一步晋升或外部选择机会的增加等。这些激励作用的发挥也解释了许多企业一般为什么从内部等级体系的入口处(最低层)开始雇佣新来者。如果企业可随意从外部市场招聘所需人员来补缺空位,职工就会预计晋升的机会渺茫,因而可能没有动力为晋升而努力工作。
    2.3.1.2工作激励
    秘书在给职工分配工作时,应该在条件允许的情况下,把分配给每个人的工作与其兴趣尽量结合起来,当一个人对某项工作真正感受兴趣,爱上了这项工作时,他便会千方百计地去钻研、去克服困难、去努力把这项工作做好。分配工作时,不仅要使工作的性质和内容符合职工的特点,照顾到职工的爱好,而且还要使工作的要求和目标富有一定的挑战性,能真正激起职工奋发向上的精神。怎样才能使工作的分配达到激励的效果呢?应使工作的要求略高于执行者的实际能力,即执行者的实际能力略低于工作的要求。这样,就使得工作富有挑战性。职工的能力与其的承担的工作相比,总感觉能力不够,这种压力能促使工作者自觉地学习新知识,注意发挥智囊的作用,努力把工作做好。但要注意能力不能过小,以免完不成工作。
    用晋升作为奖励的传统方式是在各个管理阶层内由低到高逐级地得到提升,但是如果这种提升不可能,或许可以交给他一项新任务,或者让他担负一项新职责,或者将他调到平级部门做新工作,使工作丰富化。因为随着企业规模的扩大,分工越来越细。员工通常在某一固定不变的岗位上从事简单重复、单调的工作,非常乏味且易于引起疲劳,从而使员工的工作积极性不高。工作丰富化与扩大化是一种通过工作本身来调动职工积极性的激励方法。它强调通过把工作设计得丰富多彩和更具有挑战性、责任感、自主性,让职工能充分发挥其聪明才智并取得成就来使职工对工作感到满意。且对于某一个岗位而言,如果长期为一个人所占有,又没有来自外部的竞争压力,职工的惰性就会自然而然地释放出来,工作质量也随之下降。工作的丰富化能把挑战性、重要性和成就感注入到员工的例行工作中,使他们对工作不会产生厌倦感,雇员们也可以由此获得有益的经验,增长、扩充自己的专业知识。同时,实行岗位轮换制,由于隐含着一定的竞争因素,将从外部激发员工的工作潜能。
    2.3.1.3成长激励
    像晋升一样,个人成长这种奖励,对于专业技术人员也是至关重要的。比方说,几乎无论在什么地方,计算机专家都可能要求得到可观的薪水、良好的工作条件以及丰厚的额外收入。使他们尽心尽职的妙策,是让他们做感兴趣的工作,同时有机会掌握新技能,在他们自己选择的领域里得到进一步提高。某些员工重视晋升,而另一些则更强调工作中的个人成长和自我实现,因作为专业人员,他们对自己的专业领域有着强烈的和持久的承诺,对专业的投入意味着他们很少把工作周定义为每天8小时,每周5天。他们工作中的主要激励是工作本身。实行这种激励有两种方法:或者给他们提供不断发展的、有挑战性的工作,以此考验他们的创造力,同时也是为他们提供了证实自己的能力并得到成长的机会;或者以给予培训、深造的机会,比如让他们参加研讨会和学习班,及允许他们到国内外的其它地方去了解其专业领域的新动态。所有这些都可用来作为个人成长的奖励。很多人都有自己的设定目标,并为实现这一目标而努力着。员工的目标通常是工作的安全性,经济上和智力上的收益,得到认同,地位、责任和成就等等。如果培训能够帮助他们实现其中某些目标,那么学习的积极性就会得到很大激励。例如一个缺少技能的员工有机会去参加一个训练技能的培训班,那么他的学习积极性一定很高。因为他知道,通过培训,他的工作保障、工资收极有可能提高。因此培训制度的设计,受训人员的挑选都应该和员工的个人目标结合起来,才能达到良好的培训效果。
    人员激励是提高劳动生产率的一个基本途径。组织激励水平越高,员工积极性越高,组织生产力也就越高,这既是一般常识,也是科学研究得出的结论。如美国哈佛大学教授威廉·詹姆斯一项研究表明,员工在受到充分激励时,可发挥其能力的80%~90%,而在仅保住饭碗不被开除的低水平激励状态,员工仅发挥其能力的20%~30%。我国很多企业劳动生产率低,与不合理体制压抑员工积极性有很大关系。因此,改革劳动、人事、分配制度,建立一个有效的激励机制,激发和调动员工的工作积极性、创造性是人力资源转变为人力资本的一个关键。在实际工作中,我们不管实行哪一种奖励方法,总有一小部分人工作表现杰出,另有一小部分人工作表现欠佳,这是因为除奖励制度外,还有一些其他的因素影响着一个人的表现。例如,个人的能力、需要和价值以及工作以外的所得,这都会影响一个人的工作表现。这些因素,都是难以控制或是无法控制的。另一方面,奖励制度却是一个可以控制的关键因素,而且大多数人都会对奖励制度做出积极的反应。因此,我们可以力求最佳地综合运用各种奖励措施,激活员工内在的潜能,激发出较高的工作热情,使组织充满生机和活力。
    在企业激励制度安排方面,以往的激励理论主要研究员工之间的短期交往关系,主张建立基于员工业绩评价的补偿型激励方案和通过相对业绩比较来鼓励员工之间的竞争。但现代企业要想在全球竞争中寻求生存和发展,团队是必不可少的,什么是工作团队呢?简单定义而言,就是一小部分拥有互补技术的人为了一个共同认可的目标,相互交流合作,共同承担责任而实现目标的群体。追究其盛行的原因是因某种工作任务的完成需要多种技能、经验。这时团队来做通常效果比个人好,并且它有助于增强组织的民主气氛,提高员工的积极性。
    2.3.2情感激励
    情感激励既不是指以物质利益为刺激,也不是指以精神理想为刺激,而是指以个人与个人之间的感情联系为手段的激励模式。中国两千年崇倡的儒家思想,奉行的就是“和为贵”,“爱人者人恒爱之,敬人者恒敬之”,用于现代秘书工作中就是加强与员工的感情沟通、尊重员工,使员工始终保持良好的情绪以激发员工的工作热情。
    管理心理学家梅奥(E·Mayor)经过数年的霍桑试验,得出了社会人的假设,指出:由于职工不是纯粹的经济人,而是社会人,因而提高工作效率不仅依靠外力(工资、报酬等),更要依靠职工的内部状态,其中就包括士气、情绪等因素。情感是影响人们行为最直接的因素之一,任何人都有渴求各种情绪的需求。因此,要多关心员工的生活,动真情办实事。在满足人们物质需要的同时,要关心员工的精神生活和心理健康,提高一般员工的情绪控制力和心理调节力。对于它们产生的事业上的挫折、感情上的波折、家庭上的裂痕等,要给予及时“治疗”和疏导,建立起正常、良好、健康的人际关系、人我关系、个人与员工的关系,以营造出一种相互信任、相互关心、相互体谅、相互支持、互敬互爱、团结融洽的同志氛围,朋友氛围、家庭氛围;以切实培养人们的生活能力和合作精神,增强对组织的归属感。人都是有感情的,工作在一个上级关心,同事间互敬互助的环境中就会有无穷的乐趣,工作苦一点、累一点,时间长一点都不会计较,而且在企业遇到困难时,会齐心协力帮助企业度过难关。这就是情感的激励作用。
    传统的做法是善于准确地把握员工情感变化的特点和规律,调动和激发其工作的积极情感,抑制和转化其消极情感,使之长期保持积极、乐观、健康的情感状态。秘书人员则可竭尽所能通过以理激情、以情激情、以德激情等方式,激发出工作对象的积极主动性。在这里,我想强调的是作为现代秘书有责任将一种理念融入企业每位员工的信念中,即:允许人才犯错,尤其是优秀人才。赏罚须分明对于维护组织的正常运行不可或缺,但若过于拘泥形式、规章,顽固地坚持有“错”必罚,很可能而且确实常常引起内部之间的敌对情绪,甚至能导致员工的挫折感不断积累、组织氛围日趋恶化……其实只要员工尽职尽责地工作,即使一时犯了错误,使公司遭到了一些损失,也应给予宽大处理。在人才竞争日益激烈、人才流动日益频繁的如今,企业的成功很大程度上取决于:留住人才和用好人才。
    想使员工真正对公司产生归属感,必须让他们在情感上对之产生依赖。具体的措施可分为两大类:一是感知性情感激励,感知性情感是指,当员工受到外部和机体内部等条件的影响下所引起的情感。这种情感直接且收效明显,帮助员工排忧解难就属此类;二是理智性情感激励,就是在感知性情感的基础上用一定的价值观把职工与企业联系起来,形成对企业的一致愿景,使职工拥有持久的激励,自主管理就属此类。在进行情感激励的具体工作时,秘书人员必须注意一个基本问题,即情感激是建立在双方平等的基础上,是彼此以主人的身份进行情感交流,而不能因角色不同而以为这是一种“恩赐”。
    团队成员共同参与一项任务的完成,存在建立深层感情的基础,而且个人能够在参与团队的活动中受到激励,如共同接受工作的挑战,从成功中获得很大激励;从相互交流中,排遣内心的孤寂和消除因长时间和机器接触的疲劳。由于团队成员共同完成团队的每一项任务,虽然从外界看,团队成员的贡献是模糊的,但每个成员能以比外界低得多的监督费用来监督其它成员,因此很清楚其他成员的贡献。例如两个人共同抬一个箱子,别人很难知道哪个人的用力更大,但抬箱子的人很清楚对方是否在偷懒。从上面的特点看团队成员的关系很像家庭、小部族、朋友圈子中成员的关系。团队成员搭便车的行为中既造成内心的谴责,也会使其他成员不满,这将造成他在团队中的情感压力。虽然团队工作可能导致“搭便车”现象的产生,但团队化生产之所以具有效率,是因为团队化生产的一系列特点鼓励和促进了团队成员之间的彼此合作。这些特征主要有:团队成员的长期重复交往关系、由组织授权导致的团队自我管理、有别于外部监管的“同伴监督”(peer monitoring)和基于共同业绩评价的团队激励。在长期、重复博弈的团队中,“同伴制裁”所产生的隐性激励能够有效激发团队成员的努力。而基于共同业绩评价的团队激励则为团队成员向其他偷懒成员施压或实施制裁提供了动机和手段。其次,在团队化生产过程中,各成员承担着不同的工作任务,加强了成员之间的相互依赖性,从而可以提高团队成员实施“同伴制裁”的能力。汉密尔顿等人认为,基于团队化生产的团队激励能够给团队成员带来各种非货币收益,如更多的社会交往、工作多样化和较低的收入风险等。这样,基于共同业绩评价的团队显性激励和团队成员之间“同伴制裁”等隐性激励有机结合、相互促进,共同构成了具有团队化生产的、长期的经济组织的最优激励安排。
    2.3.3物质激励
即通过物质刺激的手段,鼓励员工工作。它的主要表现形式有正激励,它指对员工正确的行为或工作进行肯定、奖励,从而产生激励效果,如发放工资、奖金、津贴、福利等。负激励,则是指对员工错误的行为或工作进行批评、惩戒,如罚款等,若运用得当、适度,可以防止和抑制人的不良行为,化消极因素为积极因素,从而起到激励的效果。但必须注意一定要以事实为依据,与教育相结合。在实际应用中,秘书人员应该注意这两种激励的结合,只有两者结合才能起到更好的激励效果。
    就工作的原始目的而言,金钱就是动力,就是欲望,就是成功的标准和保障。某些人士坚持认为:人们过高地估价了金钱的刺激性。对此,我决不敢苟同。物质需要是人类的第一需要,是人们从事一切社会活动的基本动因,无论如何,人们还是愿意为按劳付酬的公司效力。林肯克利夫兰电器公司对它的2500名雇员中的大多数严格实行了计件制和奖金制。有两年以上工龄的雇员规定每周工作30小时并且都要对自己的工作质量负直接责任。工人必须用自己的时间返工,若顾客和质量检查部门发现有质量问题,就扣发奖金。尽管工人们对超节奏、重负荷工作而抱怨重重,林肯公司却没有发生罢工事件而且年雇员调整率在4%以下。公司兴旺时,工人的年均收入已超过4.5万美元,而当时同类生产的平均收入刚刚过1.5万美元。这道理显而易见,实行真正的按劳付酬,你就不会失去你的雇员。
    在实践中,问题在于大多数人工作所得的报酬同他们的工作表现不相关。不少单位在使用物质激励的过程中,耗费不少,但预期的目的并未达到,员工的积极性也不高。例如在发放奖金上,很多企业为了避免矛盾实行不偏不倚的原则,且常常仅依靠月终一次,年终一次发放奖金的办法,不知不觉陷入了不及时奖励,不分好坏的“皆大欢喜”的无效奖励恶性循环中。其实,适当缩短常规奖励的时间间隔、保持激励的及时性,有助于取得最佳激励效果;频繁的小规模的奖励会比大规模的奖励更为有效;减少常规定期的奖励,增加不定期的奖励,让员工有更多意外的惊喜,也能增强激励效果。
    在调薪时,员工理所当然希望工资尽可能地高,作为老板则希望尽可能减少人力成本。如何在博弈中既能控制住薪酬,又能使员工获得激励?秘书人员在平时工作过程中可采取两种办法:一是先降低员工对其薪酬目标的期望值,比如对员工预期的调薪幅度和调薪范围做低调处理。当员工发现其事实上的调薪幅度超过其预想时,他会产生一种满足感。二是厚待高层员工和骨干员工。在薪酬有限的情况下,企业为了发展,不得不有重点地保留住重点员工和业务骨干。某著名美国公司在遇到业绩下滑后,在年度工资调整上采取这样的策略:对高层员工采用高于市场平均值的增长率,对中层员工和业务骨干采用平均市场增长率,对一般员工则保持工资不变。他们的思路是:80%的业绩是由20%的精英来完成的,少数骨干决定了公司的发展。对于一些新兴的高科技公司,或者实力不是很强的公司,这种方法尤其有效。配合科学的绩效管理,公司将会进入“高工资、高效率、高效益”的良性循环,用一流的人才成就一流的事业,这样公司和员工都会有一个加速度的发展。
    组织的业绩取决于个人、团队之间的合作程度。单纯的个人激励或团队激励往往会诱发个人之间或团队之间的竞争,降低整个组织的合作水平。为培养团队合作或组织范围内的合作与投入,需要在个人报酬包(compensation package)中增加与团队和组织业绩相关的内容,例如团队效绩奖金、利润共享方案、职工持股计划等,将个人报酬同个人业绩、团队业绩和组织业绩联系起来,实现个人激励和团队激励的组合。
    汉密尔顿(Hamilton)通过对加利福尼亚州一家内衣工厂的实证研究,考察了团队生产和团体计件工资制带来的产出效应。他们研究发现,这家内衣工厂实行团队化生产和团体计件工资制后,员工的平均生产率上升了14%。而且,在团队成员平均能力水平既定的条件下,员工之间的生产能力差异越大,团队化生产所带来的产出效应也越大。对此,他们给出的解释是:团队化生产中合作能力的产生和发挥,可促使生产效率的提高,由此导致的效率增加可以抵消“搭便车”现象给产出所造成的效应。此外,在生产能力分布不均的团队中,员工之间通过相互学习和内部谈判所形成的团队生产标准也能促进团队生产效率的提高。根据汉密尔顿研究表明:成员自身的努力和其他成员的帮助如在战略上是互补的,来自别人的帮助越多,自己的工作越努力,工作团队的产出越大,那么通过激励机制可诱使“团队互助”达到最优。
    诱使团队高度协作的激励机制可使每个成员的收益主要依赖于工作团队的产出。工作团队是指通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用,其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和。以团队为单位一起工作的人们应该得到集体协作的报酬,这一点是显而易见的。如果他们是作为个人得到报酬的,那么他们会把自己看作是碰巧在同一团队里工作的个人;如果他们能得到集体协作的报酬,那么他们作为成员协同工作的可能性要大得多。团队激励薪酬正是基于这一简单的道理而设计的,它奖励的是成员之间通过彼此的合作从而有效实现团队目标的行为。为确保团队制度的有效实施,团队薪酬计划实施按业绩奖励团队的机制。团队激励薪酬成立的前提是基于这样一个假设:只有团队中的每个成员都努力而且高度合作,团队才有可能达成既定的业绩目标;团队中即使某个人的个人业绩十分优秀,但如果整个团队目标未能达成,他也将还会因此而得到奖励。因此,团队激励薪酬首先关注的是团队整体的工作业绩,其次才是团队中个人贡献的不同。由于每个团队成员的产出不可独立观测,因此报酬就无法基于个人绩效水平的大小,只能将总收益按事先拟订的比例分配给团队成员。分配比例的确定便是团队激励问题的关键所在。近期的研究表明,团队激励计划实施过程中,参与者的公平感是极其重要的。如果分配比例确定得不恰当,则非但不能起到激励的作用,而且还会造成团队成员的不公平感,从而导致人事纠纷,影响团队的整体绩效。对工作团队的成员来说,工资不仅仅具有实质性意义——钱的问题。更重要的是,它还具有象征性的意义——反映出公司如何看待他们的贡献,公司所重视的人和事。
    2.3.4精神激励
    2.3.4.1目标激励
    目标是组织对个体的一种心理引力。所谓目标激励,就是确定适当的目标,诱发人的动机和行为,达到调动人的积极性的目的。目标源于需要,需要产生积极活动的动机,动机可形成内驱力,对人的行为具有方向性的引导和激励作用。因为目标对人的行为具有导向和激励的功能,所以管理上往往通过设置目标来激发动机,指引行为。目标激励的功能表现在:(1)目标本身具有诱发、导向、激励行为的功能。员工有了目标,就会按照目标要求控制自己的行为方向,修正偏离目标的行为,同时,在行动遇到困难或阻碍时,目标能给人以巨大的心理力量去克服困难。(2)在追求目标的过程中可获得多种需要的满足:员工参加企业目标制定,可以满足其自尊的需要,增强责任感;目标实现的过程中,既可以满足员工的创造欲和实现自我价值的需要,又可以在团体共同努力工作的过程中满足交往的需要;目标实现以后,可以满足员工的成功欲,提高其自信心。因此,目标激励是一种有效的激励方法,它能把权、责、利有机地结合起来,极大地调动员工的积极性,提高工作效率。
    影响目标激励法的因素一般说来,人们努力工作,为的是取得优异成绩,取得成绩又是为了获得社会的认可和获得报酬,而对所得到的报酬又希望能满足本人的需要。这说明,努力所要争取的目标内含有三项期望成分:成绩、报酬、满足需要。人们努力的程度就取决于对这三项相联系的期望的估计。(1)对获得成功的可能性估计:对目标成功可能性的估计,一般有“毫无可能”、“绝对可能”和“成败各半”等。当员工判断为“毫无可能”时,自然放弃努力;而当判断为“绝对可能”时,一般也不会很努力;只有当判断为“成败各半”时,才会全力以赴,尽最大努力去争取成功。这就告诉秘书人员,在给员工下达任务、制定目标时,以略高于中等难度为宜,使其“跳起来能摘到桃子”的难度,最能激发其积极性。(2)对获得报酬可信度估计:对取得成功以后获得报酬可信性的估计可以分为判断为“确信”、“半信半疑”和“不信”等等,显然只有在判断为“确信”时才会有最大的追求成功的行动努力,为了建立员工对成就与报酬联系的可行性判断,在分配报酬时,尽管秘书无决定权,但作为管理层一定要公正的论功行赏,不徇私情,言必信、行必果,不能失信于民。(3)对报酬是否满足需要的适宜性估计一般被判断为“未足”、“已足”、“餍足”等满足状态。特定的报酬,如果恰好在“未足”而待足的需要状态,便是适宜的;如果需要“已足”,人将无动于衷,便不适宜;如果是“餍足”,报酬则成厌弃、抵制的现象。报酬适宜时,效价为正;如果需要已足,效价为零;如果己到餍足,效价则为负。效价管理的意义在于,不同的报酬效价对行动努力的诱发力量不同。
    发挥目标的激励作用,必须注意的是实行分权管理,即向下级授权。责任、权力、能力是实现管理目标的三个基本要素。责任即承担的目标责任,是授权的依据;权力是实现目标的保证和发挥责任者能力的条件;而能力是确定目标的依据之一,又是正确地行使权力的基础。凡承担目标的人,都应该有实现目标所必须的权力和能力,而且授权本身就是一种激励手段。只有在明确目标责任的同时,授予下级一定的权力,才能使员工感到有了实现目标的基础和必备条件,才能产生接受目标并为之奋斗的动机和行动,因而才谈得上调动员工的积极性。
    以团队为基础的组织结构直接把团队与组织联系起来,这种结构既可以使组织战略目标保持一致,又可以培养员工的凝聚力。团队保持竞争力是通过提高产品和服务质量来实现的,同时他们还削减成本,提供更快捷的服务以及最快速度使新产品上市。团队激励制度是提高企业竞争力和改善绩效的有力工具。通过实施团队激励计划,员工感到自己被给予了更多的授权,更有能力去影响团队的方向。
    2.3.4.2信任激励
    信任中蕴含着期望,可以使人产生热情和责任感,可以开发人的禀赋,促使人以顽强的意志克服自身的弱点和不足取得成功,进而清楚地看到自身的价值所在。因此信任本身就是激励,基于信任的激励是指信任与激励的一体化,是更符合人类本性的激励。对员工信任体现在相信员工、依靠员工、发扬员工的主人翁精神上;秘书对下属的信任则体现在平等待人、尊重下属的劳动、职权和意见上。这种信任体现在“用人不疑,疑人不用”上,而且还表现在放手使用上。只有在信任基础之上的放手使用,也才能最大限度地发挥人才的主观能动性和创造性。有时甚至还可超水平的发挥,取得意想不到的成绩。丹纳公司是一个年销售额30亿美元的公司,主要生产汽车配件,在一般人的眼里,丹纳公司是一家没有什么前途的公司。但在20世纪70年代后期,这家公司居然在总投资效益率方面名列第二位。丹纳公司之所以在一个前景暗淡的行业里能创造出非凡的成绩,主要应归功于这家公司对人的尊重与信任。总裁麦克佛森1973年走马上任时,为了给雇员创造一个宽松的环境,采取的第一个行动就是废止了原来厚达22.5英寸的公司政策法规汇编,而代之以只有几百字的经营哲学声明。大意是:要发动群众,增强信心或激发工作热情,最有效的方法就是面对面地交流思想和交换意见;反映公司经营成果的各项数字都要和员工报告,并请他们发表意见。麦克佛森人作为一位精明的总裁,他知道企业要想增加产量,提高质量,要靠员工每一个人努力,因此要相信每一个人,给他们创造“按照自己的想法去工作”的条件。
    信任不是给予的过程,是相互互动的过程,施恩说是一个“相互接纳”的过程。因此,应该是一个相互融入、融洽的过程,和谐的过程,团结的过程,也就是员工潜能逐步释放的过程。总体说,它是一个公司管理过程中的自然、平滑展开的过程。信任不是个人的行为,信任是公司管理的基石和境界。肯尼思•阿罗说:没有任何东西比信任更具有重大的实用价值,信任是社会系统的重要润滑剂。它非常有成效,它为人们省去了许多麻烦,因为大家都无需去猜测他人的话的可信度。如果企业内部公司与员工之间形成了诚实、信任、崇尚道德的心理契约,公司的文化必然会具有强大的包容性,宽松的、和谐的、积极向上的、坦率的氛围一定会形成,员工的工作积极性会极大地提高,士气高涨,优秀员工的流失率必定降低。企业的竞争力也就内在地提高了。从企业的角度看,信任能够减少企业找寻和协调相关者带来的交易成本,并意味着持续的投入。这种投入短期是很难见效,但是长此以往企业将获得其独特的、不可替代的、稀有的战略资源。从控制监督角度来看,企业是一种生态系统,领导与员工间打破传统的隔阂、界限,以人为本、尊重人、信任人,以员工的自主监督和管理为主,促进员工的快速成长与发展。树立鲜明、健康、向上的企业精神,在潜移默化中建立企业内部信任关系。企业精神综合反映了一个企业所具有的时代精神、基本信条、共同理想、奋斗目标、竞争意识、价值观念、道德规范和行为准则,它是在实践中长期培育而形成的,并为全体员工所认同的一系列群体意识的信念和座右铭。
    同理,团队文化对于团队的工作来说有一种强大的促进作用,精神的动力往往比物质动力所起的作用更大。团队成员可能来自不同部门,有着不同的经历,在团队内部尽量多开展活动,使成员增加了解、形成高度信任的氛围以增加团队的凝聚力。
    2.3.4.3荣誉激励
    从人的动机看,人人都具有自我肯定、争取荣誉的需要。一个人无论其所处的阶级、阶层、职业身份有何不同,只要能够在其所处的社会位置上做出突出贡献,并得到组织的认可和奖励,这就是自我价值实现的重要步骤。荣誉激励是对工作业绩优良、职业道德高尚的员工的表扬,授予各种光荣称号,颁发奖状、荣誉证书等以此来激发广大职员工作热情的一种激励方式。由于此法是对员工贡献的公开承认,可以带给他们自信、归属感、对自己生活的把握以及事业有成的感觉,因而会产生无穷的力量。荣誉激励虽然方式很老,但却是一种成本低而效果好的激励手段,因为它满足了人性自尊的基本要求。同时,荣誉激励又能产生形象作用、导向作用和星群作用,榜样的力量是无穷的,企业中的先进模范人物,是引导员工前进的榜样。海尔集团总裁张瑞敏在车间视察时,看到一个工人绕线的速度比别人快几倍,便将这种绕线方法以这名工人的名字命名。荣誉使这名工人感到自豪,同时也使其他员工看到,模范人物就出在自己的身边,只要出色地完成工作,人人都可以当模范。树立一个劳动模范带动了一大片,荣誉激励的作用要比发奖金的激励作用更大。
    评定团队等级,提高团队地位能起到很好的激励效果,对团队定期进行评级,这种级别代表一种荣誉,不代表实际权利,但如果一个团队的级别连续多次排在最后,就可将这种团队降档,同时进行必要的人员调配。这样成员就会促发团队内部改革,激起成员斗志,使整个组织内部产生一种以团队为单位的竞争。其次,肯定团队的成就,及时提高团队成就感亦能激发团队的积极性, 团队如果能够很好地完成工作,就需要对其进行必要的肯定,使其有一种成就感。如果不及时进行反馈,就会使那些绩效良好的团队觉得自己被忽视,从而难以继续努力。
    2.3.4.4参与激励
    现代人力资源管理的实践经验和研究表明,员工都有参与管理的要求和愿望,创造和提供一切机会让员工参与管理是调动他们积极性的有效方法。通过参与,形成员工对企业的归属感、认同感、可以进一步满足自尊和自我实现的需要。变工人为主人,这个主意真是既简单又实际:能成为主人的雇员其行为必像主人。但是,现在许多组织的管理层在进行决策时,特别是那些与员工利益相关的决策时,却没有或很少考虑到员工的意见。这些决策付诸实施,很可能造成员工的消极对抗或刻意阻挠。而员工参与决策,特别是与其工作有关的决策,则有助于员工了解管理状况,增强他们对组织及工作环境的认识,减少或克服因不了解管理者意图和措施所引起的不满心理。同时,如果员工的建议在决策过程中得到一定程度的体现,这类决策往往由于得到员工的支持,在贯彻时将会事半功倍。另外,参与决策还可以使管理者与员工的关系得到改善,加强彼此间的沟通与信任,使员工对管理者和整个工作具有较高的满意度。根据赫茨伯格的双因素理论,员工参与方案通过增加员工参与工作及在工作中成长的机会,增强了他们的责任感,刺激了员工对成就的需要,从而达到为员工提供较强的内部激励的目的。此外,还可通过参与利益分享来调动员工的积极性。拥有公司的一部分产权的人和与公司的兴衰有利害关系的人最不可能做出不利于和有损于公司利益的事。若员工能与管理层共同分享生产率提高所带来的利益,所有员工得到的奖金占其工资的相当一部分,在此刺激下,员工的积极性与参与性都能得到有效提高,员工因而会不断努力去降低成本、提高产品的质量和数量。不出所料,密执安大学研究发现,工人拥有一些产权的公司平均利润比同行业的普遍公司高出一倍半。
    在团队激励计划下整个团队才可以得到报酬。这种方式对促进,管理者与员工一起解决问题并参与其他有意义的过程,这些在没有团队激励计划下的情况下是不被强化的。在参与解决团队所面临的具有挑战性的问题的过程中,团队成员必须掌握新知识、新技能,此时,挑战不再被视为破坏和负担,而变为一种成长机会,团队激励计划就会使其成员分享团队绩效改善带来的好处。针对团队的技能提高进行激励,促进员工队伍的素质提升、按知识和技能支付团队薪酬是另外一种激励方式,但它不是只看某个成员的技能是否得到提高,只有当整个团队成员都实现了跨领域训练,或者说团队使所有的成员都具有以合适的标准速度进行学习的能力时,团队之间的竞争与合作是非常有益的,为了能有效实现团队目标,成员之间必须建立起自我管理、相互学习和实现信息资源共享的机制,客观上帮助他们在工作中完成个人的培训和发展,满足他们不断提升个人人力资本价值的需求,同时,还可以鼓励那些能力较高的成员去帮助落后的成员,使团队成为真正意义上的互助学习型组织。此外,团队成员之间的相互学习和信息共享,降低了企业对某一个员工的依赖性,这可以在某种程度上缓解人才流失对企业造成的不利影响。
    然而,团队的绩效最终来自于员工的努力,只有调动起每个员工的积极性,才能使整个团队得到有效的激励。而激励的起点是满足员工的需要,且员工的需要存在着个体差异性和动态性,因人、因时而异,灵活的激励管理才能获得期望的效果。对不同的员工群体要采取不同的激励方法,比如对低薪员工群体,加薪的激励方法就会显得非常有效,而对于高收入员工,特别是越来越多的知识型员工,信任、参与管理等方法可能比加薪更能收到良好的效果。因而,秘书在对工作对象选择激励手段时,务必谨记灵活变通的原则。

3.结  论
    长期以来,我国的秘书人员常沦陷于文山会海之中,庞杂琐碎的事务性工作使得秘书一职类似于杂工。但传统的坚冰在国外观念的影响下——西方国家企业秘书属于中、高层管理人员,以及随着管理知识在企业发展中重要性的逐渐被认识,又由于秘书身为组织中上传下达的枢纽性角色,比领导更了解员工的优势劣势、情感心态……因此,其激励职能的发挥对于现代企业人力资源的开发利用、竞争力的增强起着日益重要的作用。
    赫茨伯格的双因素理论虽在理论上存在争议之处,但对于我国企业管理的现代化、人性化则具有极强的现实指导意义。就我国现阶段而言,对很多人来说,工作还只是一种重要的谋生手段,被赫茨伯格列为保健因素的工资、福利、人际关系等因素依然起着重要的激励作用。但随着社会生产力的发展,人类自身素质的提高,物质生活趋向于越来越丰富,人们将会更多地追求生活质量的提高,自身情感的满足,自我素质的完善,自身价值的实现。因而,激励措施也应随着人的需求变化而变化,随着人的素质提高而发展。
    总之,激励理论在现代企业管理中的运用,是一项繁琐复杂的工作,是一个系统工程,企业秘书在工作过程中只有努力做到激励观念创新化,激励制度规范化,激励内容拓宽化,激励形式多样化,激励艺术高度化,激励主体多元化,才能实现激励管理的现代化。

参考文献
[1]Stephen P. Robbins. Organizational Behavior[M]. Beijing: Prentice-Hall International Inc,1996:172~291.
[2]Bob Nelson. 1001ways to reward employees[M]. Beijing: China planning press,1998:213~228.
[3]赵振宇,田立延. 激励论:发掘人奥秘[M]. 北京:华夏出版社,1995:190~217.
[4]丁宁. 论组织结构对秘书职能的影响[J]. 秘书,2003,12:9~11.
[5]陈喜良. 论激励理论在企业管理工作中的应用[J]. 重庆重庆交通学院学报(社会科学版),2002,3:44~45.
[6]文涛,顾凡. 双因素理论与企业激励机制[J]. 经营管理,2003,10:22~23.
[7]陈明,郭久治. 激励理论在人力资源开发中的运用[J]. 青海青海师范大学学报(社会科学版),1995,1:21~32.

致  谢

    论文写作过程中,郭老师不仅将自己网络读书卡的帐号给了我,并提出诸多的意见和建议,在此真心地感谢郭老师的悉心指导与不倦教诲。
发表于 2008-12-12 17:18:48 | 显示全部楼层

人文科学系文秘专业08届毕业生论文选题参考

1、21 世纪秘书必备的能力
2、论当代秘书职业的机遇与挑战
3、文秘专业毕业生跟踪调查
4、文秘专业学生就业情况调查
5、大中型企业秘书人员素质状况调查
6、县级以下秘书人员知识结构情况调查
7、秘书工作的艺术
8、企业秘书工作存在的不足及对策
9、企业秘书的工作特点与素质培养
10、论现代秘书人员的信息素养
11、新时期秘书人员的信息理念初探
12、秘书写作与秘书素质、修养
13、全球化语境下的应用写作研究(文体、格式、语言等)
14、公文写作现状初探
15、企业文书写作中的规范与创新
16、秘书工作与秘书礼仪
17、现代商务秘书工作研究
18、企业公关活动评析
19、公关市场现状与发展趋势之研究
20、企业危机管理中的问题与对策
21、怎样利用现代档案管理手段(电子、声像、多媒体等)辅助做好企业管理工作
22、结合企业档案管理浅谈现代档案室标准化建设
23、基层信访工作情况的调查与分析
24、论办公室人际关系的处理
25、试论秘书与公共人员的区别                                                              
26、良好的心理素质在秘书工作中的作用
27、论西部大开发中涉外秘书的作用
28、论现代企业的文秘工作
29、现代广告对传统观念的影响
30、秘书职业市场需求状况分析
31、秘书人员的角色定位与个性因素调整之初探
32、试论商业企业文化塑造
33、实施多面经营战略,扩大商业企业经营规模
34、企业经营战略在企业竞争中的地位和作用
35、试论现代公共关系的发展前景与方向
36、浅析配送中心在连锁经营中的作用
37、论现代文秘工作者的能力与结构
38、论文秘工作者的礼仪修养
39、谈入世对秘书素质的新挑战
40、论现代文秘工作者的能力结构
41、文秘工作的人际关系学研究
42、浅谈秘书形象
43、论文秘工作者的人格魅力
44、论现代文秘人员的素质与道德
45、公共关系与企业形象定位初探
46、论商务秘书的角色定位
47、商务秘书人生价值的追求与现实
48、浅谈语言艺术在秘书工作的作用
49、浅析秘书腐败现象的原因及对策
50、办公自动化与秘书操作技巧初探
您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册

本版积分规则

Archiver|手机版|湘里妹子学术网 ( 粤ICP备2022147245号 )

GMT++8, 2024-3-29 23:56 , Processed in 0.120393 second(s), 18 queries .

Powered by Discuz! X3.4

Copyright © 2001-2023, Tencent Cloud.

快速回复 返回顶部 返回列表