军用公文话语结构要素

苏鸣

作者    李苏鸣
    所谓军用公文话语结构要素，实质上就是军用公文格式要素中与语言运用相关的项目。
（一）军用公文话语结构基本要素
军用公文话语结构基本要素主要包括：发文机关标识、发文字号、公文份号、秘密等级、签发、公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、署名、印章、成文日期、发文（传达）说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办单位和联系人、页码等１９项。
1．公文话语结构要素的指定项目与选择项目。上述诸要素分为指定项目和选择项目两类。指定项目是指按规定必须标明的项目。根据《国家机关公文格式》（GB9704—88）的规定，发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、署名、印章、成文日期、印发说明、页码等为必须标明的项目。选择项目是按规定可根据需要填写的项目。根据《国家机关公文格式》（GB9704—88）的规定，签发、主送机关、无正文说明、附件、主题词、抄送机关、印发说明等为选择标明的项目。
2．规范使用公文话语结构要素的意义。公文格式是由公文话语结构要素组合而成的，是公文发挥其法定效力的实际需要，是公文处理工作客观规律的反映。规范的公文话语结构具有以下几个方面的意义：（1）规范的公文话语结构是公文权威性的具体体现。公文权威在很大程度上是通过话语结构要素来表示。比如：公文的名称表示法定的发文机关；公文的密级表示公文涉及国家和军队秘密的重要程度；公文的落款表示公文内容的效力等等。（2）规范的公文话语结构是公文发挥效力的重要保证。公文格式不统一、不规范、往往会影响到公文办理的效率。比如，一份公文如果不标明主送、抄送单位和发文范围，文件传递部门就不清楚该把这份公文送到哪些单位，由哪些单位具体办理。（3）规范的公文话语结构是公文约束力的明显标志。公文的约束力不仅表现在内容中，也体现在话语形式上。比如：“命令、通令、指示”等文种标识，表明这些公文是指令性的下行文，受文单位必须对执行指令负责。（4）规范的公文话语结构是公文保存、立卷和归档的基本需要。如果公文没有统一的格式就会给立卷、归档工作带来许多不便，甚至可能给历史事实的查证造成困难。比如：如果一份涉及重大问题的公文没有按格式要求编号或编错了号，当需要它成为历史凭证时，就可能给历史资料的利用造成困难。（5）规范的公文话语结构是公文处理自动化的现实要求。指挥办公自动化程度的不断提高，更加体现出公文格式统一规范的重要性。比如：如果不按规定使用规范的主题词，计算机就无法实现准确的分类，也难以利用计算机存储和检索文件。
    3．规范使用公文话语结构要素的要求。规范的公文话语结构必须达到以下基本要求：一是公文话语结构要素基本项目齐全，指定项目不得遗漏，选择项目使用合理。二是话语结构要素所处位置得当，指定项目和选择项目标识在规定位置，公文话语结构顺序符合规定。三是公文话语结构要素标识方法正确，按照有关国家标准和相关法规、规章的要求规范各要素的表现形式。
    （二）军用公文话语结构要素的语言标识
1．发文机关标识。发文机关标识也称公文版头（俗称“红头”）。军队公文的发文机关标识两种格式：其一，由发文机关名称和“文件”二字组成，称为“固定格式的公文”，例如：“中国人民武装警察部队文件”。固定格式的公文只适用于大军区级以上领导机关下发重要公文时使用。其二，在发文机关名称后的圆括号内标明具体文种，称为“标明文种的公文”，例如：“中国人民解放军××军区（命令）”。标明文种的公文适用于各级机关。标识发文机关时一般应使用发文机关全称，若全称字数太多，也可使用规范化简称。标识文种时应注意，发文机关后的圆括号内只允许填入《中国人民解放军机关公文处理条例》规定的１２类文种名称。
2．公文份号标识。公文份号是公文印制份数的顺序号，为公文格式选择项目，由６位阿拉伯数字组成，标识于公文首页图文区第１行左端。例如：“份号  000107”。根据公文处理实践，通常在以下3种情况下标识公文份号：一是公文的密级较高；二是公文拟适时清退；三是公文制发数量较大。
3．秘密等级标识。秘密等级是指公文秘密程度的等级，分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条规定，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。公文的密级用黑体字标识于公文首页图文区第１行右端。
4．发文字号标识。发文字号是必须标识项目，一般包括３个要素：发文年度号、发文机关代字和发文顺序号。例如：总参谋部军务部承办的以总参谋部名义发出的公文，其编号样式为：[ 20××]参务字第×号。其中“[20××]”是发文年度号，“参务字”是发文机关代字，“第×号”是发文顺序号。值得注意的是，固定格式和分类格式的发文字号要素不尽相同。根据《中国人民解放军机关公文处理条例》第十一条规定，固定格式发文字号只由发文年度和发文顺序号组成，如[20××]××号，不标发文机关代字；几个机关联合行文，只标明主办机关发文字号。军用公文发文字号的标识区域有三种情况：固定格式公文，其发文字号标识于公文首页版头红色横隔线上一行居中位置；标明文种公文的下行文和平行文，其发文字号标识于公文首页图文区第二行（第一行标注公文份号）左端；标明文种公文的上行文，其发文字号标识于公文首页版头横隔线上一行左端。
标识年度号注意事项：（1）要使用阿拉伯数字全称，例如：[2006]，而不应写成[06]，否则， 作为历史档案容易产生误解；（2）要注意使用方括号“[  ]”，而不中六角括号和方头括号。
    标识发文机关代字注意事项：（1）表义准确，不产生歧义。（2）通常取单位名称的首字为代字。如司令部、政治部、后勤部，通常都各取其首字“司、政、后”为部门代字，这样便于联想，便于记忆，使用方便。有些单位的名称首字相同，可作为特例取次字。（3）通常只取一个字为代字。1964年8月13日国防部《关于军用公文格式执行中几个具体问题的通知》中曾规定，“字号的‘字’不要太多，以一、二字为宜”。（4）要注意发文机关代字的层级原则。发文机关代字通常有３个层级：一级是部队代字;二级是机关部门代字；三级是业务部（处、室、科、股）代字。例如：“[2005]武政字第７号”、“[2005]政组字第６号”，其中“武”是一级代字，代表武警总部、总队或支队；“政”是二级代字，代表政治部（处）；“组”是三级代字，代表组织处（科、股）。发文机关代字使用的层级原则，是指要根据发文机关标识，确定使用哪几级代字。具体地说，如果是以部队名义制发的公文，发文字中的发文机关应使用部队和机关部门两级代字；如果是以各级司令部、政治部（处）、后勤部（处）名义制发的公文，发文字号中的发文机关应使用机关部门和业务处、室（科、股）两级代字。
    标识发文顺序号注意事项：（1）不要在发文顺序号前加“０”或“００”，例如：“[2005]武司字第003号”， 字里用“3”就足以反映发文顺序了，毫无必要再冠以“00”。（2）要在发文顺序号前面加一个“第”字，写成“第×号”。（3）发文顺序号应以阿拉伯数字标识。
5．签发和已阅标识。签发标识是军用公文上行文格式的指定项目，在上行文首页版头标注签发公文的首长姓名。在《中国人民解放军机关公文处理条例》施行之前，军委办公厅[1980]5号文件曾规定， 只有军以上机关的请示、报告才应标注签发人姓名。《中国人民解放军机关公文处理条例》取消了这一限制，规定所有军用公文上行文都应标注签发人姓名。已阅标识是军用公文上行文格式的选择项目，在上行文首页版头标注已阅公文的首长姓名。在１２类文种中，只有“请示”和“报告”需要标识“签发”和“已阅”。签发标识的语言表达形式是：“×××签发”；已阅标识的语言表达形式是：“×××已阅”，签发标识位于已阅标识上一行，两个标识项前后取齐，印制于上行文专用版头横隔线上一行右端。
6．主送机关标识。主送机关是公文主要收受机关，是发文机关要求对公文予以受理或答复的对方机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。例如：中央军委办公厅《关于印发〈中国人民解放军机关公文处理条例〉的通知》的主送机关是：“各军区，各军、兵种，各总部，国防科工委，军事科学院，国防大学”，这些机关都是上述《通知》的主要收受机关。确定公文的主送机关要综合把握两条原则：一是主送机关必须是在公文受理、答复、批示或传达上对发文机关有直接责任的机关。二是在部队内部行文时，主送机关一般应是发文机关直接的上、下级机关或平级机关。前一条原则体现行文目的，后一条原则体现行文关系。例如：武警总部《关于贯彻执行〈中国人民解放军机关公文处理条例〉的通知》的主送机关是：“各总队、直属院校”。尽管贯彻执行《中国人民解放军机关公文处理条例》是武警部队各级机关的工作，但“各总队、直属院校”在这项工作上必须直接对武警总部负责。同时，总队和直属院校又是武警总部的直接下级。至于公文必须送达的其他各级机关，应以“发文、传达说明标识”和“抄送标识”的形式中注明。《国家机关公文格式》（CB9704-88）的规定，主送机关标识为选择项目，亦即可以根据需要标识。对于这个问题，《中国人民解放军机关公文处理条例》未作明确解释。从军用公文处理实例看，确有不标识主送机关的情况。我们认为在以下几种情况下可以不标识主送机关：一是以“决定”、“通告”、“布告”、“会议纪要”等法定文种制发公文时，可以不标识主送机关。二是以中央军委“命令”形式发布条令条例时，可以不标识主送机关。三是以固定格式印发“决议”、“规定”、“办法”、“细则”、“纲要”、“方案”等类外文种时，可以不标识主送机关。需要强调的是，此类文种不标识主送机关的情况都是指不加印发通知而直接在公文版头下印制公文。当需要加上印发通知时，必须在通知正文前冠以主送机关。
主送机关有3种语言表达形式：一是全称的主送机关。即标明主送机关番号、称谓的规范化完整形式。例如：“中华人民共和国中央军事委员会”、“中国人民武装警察部队”等。二是简称的主送机关。即标明主送机关番号、称谓的规范化简缩形式。例如：“军事科学院”（全称为“中国人民解放军军事科学院”）。三是统称的主送机关。即标明主送机关番号、称谓的规范化总括形式。例：“各军区，各军、兵种，各总部”等等。使用哪一种主送机关语言表达形式，应根据具体情况确定。主送机关位于公文标题表达域以下，正文表达域以上，靠左顶格开始标识，所占行数根据主送机关名称的多少、长短确定。需要强调的是，主送机关的标识位置不是按照自然段标识那样首字前面空两格，而要顶格标识。
主送机关的语序也是一个十分重要的问题。通常上行文只有一个主送机关，因此，上行文一般不存在主送机关的语序问题。下行文的主送机关有时较多，其语序问题就显得比较重要。根据公文处理实践，主送机关的语序可参照以下办法处理：一是按主送机关的等级高级排列。通常是等级高的排在前面，等级低的排在后面。例如，一份武警支队下发的公文，其主送机关的排列顺序通常为：“各大队，教导队、特勤中队”。二是按主送机关的编制序列排列。通常按编制序列表既定的建制单位顺序确定主送机关的语序。例如：“司令部、政治部、后勤部”。三是按主送机关的习惯顺序排列。通常是先部队、次机关、再科研、后院校的顺序。例如，中央军委办公厅《关于印发〈中国人民解放军机关公文处理条例〉的通知》，其主送机关的语序为：“各军区，各军、兵种，各总部，国防科工委，军事科学院，国防大学”。
主送机关标识中标点符号的正确使用也是一个值得注意的问题。主送机关标识虽然只是词组的并列，而不构成句式，但常常也要使用一些标点符号。主送机关标识中用到的标点符号通常有顿号、逗号、括号、冒号等。（1）关于冒号的使用。主送机关标识中冒号的用法比较简单，主要使用在最后一个主送机关名称之后。（2）关于逗号与顿号的配合使用。一般情况下，当几个主送机关为同级或相当于同级单位时，通常在它们之间用顿号隔开，例如：“司令部、政治部、后勤部、装备部”。但是有两种情况需适当运用逗号与顿号：一是当主送机关的统称列于主送机关的单称之前时，应在统称之后加逗号，例如，一份武警总队的公文主送机关为：“各支队，指挥学院”，如果将其标识为“各支队、指挥学院”就容易使人误认为“各”字也修饰“指挥学院”，亦即有数个指挥学院。二是当相互并列的不同类型主送机关之间有两个层次并列关系时，应用逗号表示第一层次的并列关系，用顿号表示第二层次的并列关系。例如：“各军区，各军、兵种，各总部，国防科工委，军事科学院”。（3）关于括号的使用。主送机关名称中有时也用到括号。当表称数个同一编制序列中级别相同，但名称不同的单位时，可以根据需要将少数单位简称列于括号内。例如：武警总部发至司、政、后机关各二级部、局、室的公文，其主送机关可标识为：“司令部、政治部、后勤部各二级部（局、室）”。
7．无正文说明标识。无正文说明是公文格式的选择项目。在公文印制中，常常出现正文未页不足以同时容纳公文签署、发文机关印章和成文日期等生效标识的情况，因此，就需要另用一页安排各项生效标识。这样，就出现了正文与生效标识隔页分离的情况。为了保证公文格式的完整性，维护公文的效力，应在生效标识以上的空白处注明“（此页无正文）”，表示生效标识与正文是同一份公文中的组成部分，且生效标识与正文之间的分离区域无其它内容。无正文说明标识的位置在无正文内容的签署、印章和成文日期等生效标识所在页图文区第一行左端。其语言表达形式为：“（此页无正文）”。
8．附件说明标识。附件说明标识是公文格式的选择项目，用于说明公文正文所附材料的名称及顺序。附件说明的标识位置在正文之后、署名之前；如果公文署名所在页出现无正文情况，应在无正文标识之后，署名之前标注附件说明。附件说明的语言表达形式为：“附件：《×××××》”。标识之前要空两格。
9．公文生效标识。生效标识是公文格式的指定项目，用以体现公文批准机关、领导人和效用发生时间。其具体内容包括：署名、印章（或签名章）以及成文日期。公文署名是标识公文制发机关名称或发布公文的领导人姓名的公文格式指定项目，有两种类型：一种是发文机关署名，即标识发文机关的名称；另一种是首长署名，即标识正职军政首长或代理人的职务、姓名。标识发文机关署名应与公文版头中的发文机关标识相一致；应使用全称或规范化简称；联合行文时，发文机关署名必须使用联署形式。首长署名的基本格式是：职务＋姓名，首长姓名常以印章标识。成文日期标识是体现公文正式形式或生效时间的公文格式指定项目，包括年度、月份和具体日期。成文日期应是领导签发公文的日期或会议通过的日期，如因故延误时间，亦可以印发时间为准。成文日期应以汉字全称标识，其字体字号与正文相同。印章标识是公文制发机关对公文生效负责的凭证，分为发文机关印章和首长印章两种；首长印章又有方形印章和签名章两种。
10．主题词标识。公文主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要编制的术语，是对自然语言中的名词术语经过规范化和优选处理的词或词组，是公文标引、存储、检索等工作共同使用的工具。主题词标识的位置在发文（传达）说明或成文日期下方，文尾栏第一条横隔线以上一行，从左侧顶格开始标识，每个主题词之间空一个字符的位置。例如：《中央军委关于加强军队管理教育工作的决定》的主题词标识为：“主题词：军队  管理教育  决定”。
11．文尾栏标识。文尾栏是用于标识公文处理有关数据项目的综合栏目。完整的文尾栏包括抄送机关、印制份数、印发机关（翻印）、印发时间（翻印日期）、承办单位、联系人及电话号码。文尾栏有上、中、下３条平行横线，以上项目分别排列于文尾栏上线与中线、或中线与下线之间的图文区内。
12．公文标题标识。军用公文标题的语言结构通常有3种类型：（1）发文机关+事由+文种。例如：。但是，军用公文的标题在表达习惯上与党政机关的公文有所不同。党政机关的公文标题一般3个要素俱全，而军用公文的标题中较少出现发文机关，常常仅有事由和文种两个要素。（2）事由+文种。例如：《2005年军事训练指示》、《关于召开干部工作会议的通知》，这种标题在军用公文中出现频率较高。（3）只写事由。例如：《颁发××集团军编制表》、《×××等任职》，这种标题除了常常出现在任免命令等文种中以外，还有一些独特的作用。试比较以下两个标题：
A．《转发〈关于试行新时期连队党支部建设纲要等四个文件的通知〉的通知》
B．《转发〈关于民主党派在军事系统发展成问题的通知〉》
标题A属于“事由+文种”的结构，由于其中连续出现了两个“通知”，念起来很拗口。标题B属于只写事由的结构（标题B中出现的“通知”是被转发公文标题中的文种，而不是标题B的文种），简单明了。