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秘书口头交际的基本要求

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发表于 2012-4-6 11:14:18 | 显示全部楼层 |阅读模式
作者:未知 来源:亚商网   

    口头交际是语言交际中使用频率最高、最基本、最简便的一种形式。要掌握和提高口头交际艺术,运用口头交际技巧,秘书人员要注意哪些基本要求呢?

    一、语言要自然朴实,表达要条理清晰。秘书人员应具有一定的语言表达能力。用词要准确得体,少用抽象、令人费解的词语,多用形象化词语,使对方容易理解。句式要用短句为好,尽量少用复杂的单句和复句。还要注意发音技巧、声调与音量、语气与语速。说话时尽量做到语调悦耳,音量适中,语速恰到好处,使对方在听觉上产生美感。

    二、要适时控制话题,善于随机应变。话题是秘书人员调研、访问、采访或协调的动机,所以,抓住话题就能使交谈顺利进行并取得良好效果。而且在交谈过程中,也要善于抓住时机,适时提出、引导及转换话题,进而达到谈话的目的。
    结束话题也要讲究技巧。融洽而成功的交谈总是在进行到恰到好处时,以巧妙的方式转换到告辞的话题上来,以便从容结束交谈,不要给人有突然和粗鲁无礼的感觉。

    三、态度要热情诚恳,感情要真挚由衷。秘书的调研、访问等工作是与人打交道的。俗话说:精诚所至,金石为开。只有热情诚恳的交谈、对话,才能使人感到亲切自然,交谈气氛融洽。要尊重对方,平等相待,与人为善。多给对方讲话的机会,并善于激发、引导对方发表自己的看法。当对方说话时,要全神贯注,认真倾听,不要眼睛看到别处,不要抢人话头,随意插话。遇到不同意见时,也要耐心听取,不要争论、顶撞。交谈时体态要自然,听对方谈话时,要不时地作出积极的反应,可以点头、微笑等反馈方式,这样可以融洽交谈气氛,显现出真挚、热情。

    电话交谈因有它的特殊性,交谈时用语要准确,表述要有条理,使对方一听就明白。此外,电话交谈还应讲究文明礼貌,做到语气亲切,语调自然,使用礼貌用语,随时注意对方的反馈信息,以提高电话交谈的效果。

    总之,秘书人员要正确地认识口头交际的重要性,正确区分不同的口语表达方式,不断提高和锻炼自己的口语运用技巧,塑造良好的口头交际象。
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