秘书如何做好领导的参谋助手

湘里妹子

来源： http://www.chinavalue.net/Article/Archive/2005/8/11/9579.html

办公室是企业的窗口，集服务、调研、参谋于一身，是企业领导决策的参谋助手。秘书是办公室的一分子，如何才能更好地为领导服务，真正成为领导的参谋助手呢？本人认为：应该从以下几方面努力加强自身综合素质的锤炼和提高，才能不断提高自身的业务素质，更好地为领导服务，做好参谋助手。

一．诚实

作为秘书，特别是文字秘书，必须充分认识到诚实的重要性，否则何谈为领导服务，做领导参谋助手。

办公室作为企业的形象窗口，秘书人员的精神风貌充分展示企业的文化精髓。秘书人员必须时刻树立以诚待人的精神风尚，不仅要对领导忠诚，对企业忠诚，对自己的职业也要忠诚。秘书必须明确自己的服务对象是领导决策层，否则就失去了目标，同时要坚持实事求是的工作作风，如实撰写各种报告文书，如实向领导决策提供详实的依据，反之，就会影响到决策的正确性、可靠性、可行性，以致影响企业各项工作的正常运行。

秘书承担着上情下达、下情上报的艰巨重任，一旦失去方向性，就会降低信息的真实可靠程度。

二．守信

作为秘书，守信是关键。秘书必须充分认识到自身工作的特殊性。要时刻铭记信守诺言的重要。切不可仗势欺人，不要怀有领导身边红人的思想，要设身处地为领导着想。既然是秘书，就必须言出既行，不可我行我素，更不能随便承诺，蛇口吞象，既影响自身形象，也极大损害领导乃至企业的形象和声誉。
作为秘书，切忌假借领导旨意，滥用职权，特别是对基层颐指气使，乱下指令。

三．严谨

办公室是企业的机要部门，秘书人员必须时刻树立严谨的工作作风，严守机密，谨慎细致。任何文书都有其机密性，作为秘书，每天都接触到各种文书、决策信息等资料。严守机密，谨慎细致，自然成为秘书人员必备的职业素质。特别是当今竞争激烈的市场环境，各种传媒极尽所能，稍有不慎就有泄密的可能，以致导致企业决策失去意义，引发不可挽回的损失。如此的秘书，岂不越参谋越乱，何来助手可言？

四．勤勉

秘书必须树立“四勤”意识，即手勤、腿勤、眼勤、脑勤。手勤就是手必须勤写，将各种信息进行综合分析、处理，形成书面材料提交领导参阅；腿勤就是腿必须勤跑，要勤于下基层，开展调研工作，及时掌握第一手详实信息；眼勤就是眼睛要善于观察，不求眼观六路面面俱到，只求对重点对象、重点问题进行细致地观察，以点带面，寻求问题地解决建议；脑勤就是脑必须勤记、勤思考，不断创新思维、开拓进取。

同时，秘书必须戒骄戒躁，不断勉励、鞭策自我，克服人性骄傲的弱点，实现自我超越、自我发展。

五．服务

为领导服务，最终为企业服务，为基层服务。这是秘书的职业定位。作为秘书必须时刻树立为领导服务，做好参谋助手的思想意识，否则就会主次颠倒，迷失工作方向。秘书要学会适应领导，而不是让领导来适应秘书。要善于观察领导的工作习惯和工作作风，及时调整自我的工作思路。

总之，作为秘书，必须完全树立诚实、守信、严谨、勤勉、服务的思想意识，才能真正实现为领导服务的工作职能，做好领导的参谋助手，为企业各项工作的正常运行做出积极贡献！

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要摆正位置，做好领导的参谋助手

工作中，要随时提醒自己摆正位置，不断提高为领导服务的质量，努力做好领导的参谋助手。作为党政办主任要坚持“一个原则”，就是要坚持上为党委、政府领导分忧，下为干部群众服务的原则，把服务于全镇的中心工作和服务于干部群众作为工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转，从而使工作目标更明确，重点更突出。一要围绕主要领导的意图当好参谋助手，要积极主动地领会主要领导思想，落实领导的意图。要思维敏捷、反映迅速、办事果断，认真负责办好每一件事。要有无私奉献的敬业精神，要甘于奉献、守得住清贫、受得住艰苦、耐得住寂寞。同时，还要想方设法树立主要领导威信，增强主要领导权威，多补台、不拆台。二要围绕中心工作当好参谋助手，要找准工作的结合点，要结合中心工作做好业务工作，如新农村建设、城市建设、项目建设、计划生育、防汛抗灾、扶贫帮困、社会稳定等，这些都需要办公室超前介入，做好基础工作，为领导分忧解难。三要围绕日常工作当好参谋助手，每天的来文、来电、来访要在第一时间内向主要领导汇报，以使领导及时掌握最新情况。在受理群众来信来访时，要热情接待，较小的问题立即请示分管领导后协调业务部门进行处理，较大的问题及时向主要领导汇报，待领导批示后，立即将情况通知相关单位马上到基层解决落实，并收集落实进度迅速向领导汇报，使领导心中有数，

湘里妹子

作者： 吕成波 来源： http://www.chinarein.com/ndlk/nd ... 6-06/1996-06-14.htm

办公室是一个企业的综合管理部门和办事机构，是领导的参谋部，办公室主任参谋的助手做得怎样，对构筑良好的企业外部形象，驱动内部管理机制高效运行，创造最佳的经济效益都起着至关重要的作用，因此，作为县供电局办公室主任要想卓有成效地当好参谋，真正成为领导靠得住、信得过、离不开的得力助手，就必须把握办公室工作的特点，找准自己的位置，发扬开拓进取，勇于创新，乐于奉献的精神，热情的为企业中心工作服务。近几年来，我们洪泽县供电局各项管理工作走在了全省县级供电企业前列，连续四年获电力部“三为”服务达标先进县，连续七年获省、市局优质服务先进单位，连续两届获省级文明单位，并在苏北地区首家实现了“三化”县的目标，这其中也有我们办公室的一份功劳。现就本人几年来做办公室主任的实践，谈谈自己的粗浅看法。

    一、要体察领导意图，做到献策不决策

    领导者的基本职责就是决策，工作过程主要包括决策、实施、指挥、控制、协调五个方面。县级供电企业由于行业的特殊性，领导决策的对象多、层次深、内容广。因此，作为办公室是个承上启下、联系左右、沟通内外的中心枢纽部门，在领导的决策酝酿、形成的实施过程中，提供可靠的信息，提出有价值的建议就显得十分重要。但是，在现实生活中，办公室的工作常常趋于被动，不是忙于日常程序化工作，就是忙于领导临时交办的任务，整天被动地围绕着领导转。在这种前提下，办公室主任要想献良策，当好参谋、助手，就必须“吃透两头”，即：吃透上级的政策指示精神与吃透基层的实际情况；增强“三种能力”，即：增强自己的敏锐观察能力；综合分析能力；精明的办事能力。在此基础上，办公室主任围绕着领导转，不能只是行动转而思想不转，因为，要正确、系统领会和体察领导意图并按领导的意图办事，办公室主任还必须有独立思考、广度联想、扩展领导意图的超前意识，不过这种超前意识仅供领导参考，体现在为领导参谋划策的全过程，但切忌不能将自己的意图、看法强加于领导，更不能代替领导发号施令。参谋的计谋再好，只有被领导采纳了才能变成实施的行为。如：自1989年我局实行局长负责制以来，新的领导一班人，在短短几年时间内除对原18套职工住宅进行改造外，还先后新建了5幢108套计7600平方米的职工住宅楼，使全局 95％以上职工小家庭住上了成套房，同时，为改善职工的办公、生活条件，还新建了4700平方米的综合办公楼以及幼儿园、浴室等。作为我们办公室分管全局基建、后勤工作的职能部门，从工程的概预算、资金筹集到位到图纸设计、建筑队伍的选择、材料选用、工程质量把关、工期等，只是向领导提建议，而不作任何决定，在领导决定后，我们认真组织实施，从而做到了献策不决策。

    二、要有追踪反馈的功能，做到侧重不失重

    在日常工作中，领导开完一个会或交办一件事，参谋部都要进行跟踪反馈，没有这种功能不行，办公室凡事都要善始善终，行动在会上、落实在纸上，不是真正的抓落实。作为参谋部“领头人”的办公室主任，这时即要抓住重点、分清主次，又要统筹考虑，兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动。在实际操作中要把握好三个关系：

    （－）正确处理政务和事务的关系。

办公室工作繁杂琐碎、涉及面广、头绪多、政策性强，大体上可分两大块：即政务工作与事务工作。概括起来就是承上启下，当好助手；提供信息，参与政务；联系左右，综合协调；文字综合处理；信访提案办理；综合事务管理等。在这种情况下，办公室主任的主要精力要放在政务工作上，要抓大事，管本行，努力在为领导当好参谋助手上下功夫，在加强办公室工作的计划性上做文章。如：我局办公室是党政合一的综合职能部门，人手少，事情杂，任务重，平时为加强工作计划性，我们坚持每周一次的办公室工作例会制度，规定所属本部门的班组长，管理人员参加，总结上周各自工作的完成情况，制定汇报本周各自的工作计划安排，并对照本部门制定的“经济责任制考核细则，加大考核力度，使办公室的各项工作真正落到实处，适应了企业整体管理的要求。

    （二）正确处理日常工作与突发性工作关系。

办公室工作具从属性的特征，对日常性、周期性及规律性工作，办公室主任要严防事无巨细面面俱到的做法。对突发性、临时性的工作，头脑要冷静要培养自己快速反映的能力，并且要切实注意办公室整体功能的发挥。如：我局办公室现有管理人员6人，其中正副主任3人，为了充分调动大家的工作积极性，我们采取一级抓一级，一级管一级，下一级对上一级负责的办法，严格按照各自的分管范围，明确分工，并依据各自的岗位规范，将具体任务落实到人头，做到职责上分，行动上合，任务上分，目标上合。特别是在增强整体凝聚力上，注重办公室内部民主作风的培养，以“懂大局，议大事，管本行”来正确处理正副主任之间的团结关系，处理主任与其它管理人员之间的团结关系，平时有事大家一块研究，一起探讨，一起行动，从不争“权大”与“权小”，相互补台而不拆台，在办公室形成了“九牛爬坡，人人出力”，团结民主，奋发向上的良好风气，为保证办公室各项任务的完成奠定了基础。

    （三）正确处理为领导服务与为群众服务的关系。

为领导服务是办公室主任义不容辞的责任，领导交办的事不仅要不折不扣地完成，并且要为其分忧解难。但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务，这就要求办公室主任多与群众接触，发现问题及时分析，超前预测，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众提供更加有利的条件。如：我局办公室作为全局信访归口管理部门，在处理平时群众来信来访过程中，充分发挥信访工作主渠道作用，切实做好接待、登记、承办、转办、督办和反馈工作，建立了“一审、二簿、三单”工作制度，使群众来信来访件件有答复，事事有结果，架起了群众和领导的桥梁，深受群众的好评。

    三、要敢于讲真话，做到服从不盲从

    敢于讲真话，讲实话，这不只是一个人品质和工作作风问题，而是对革命事业的责任感问题。因此，作为办公室主任要当好领导的参谋和“耳目”，就必须抱着对革命事业高度负责的精神，实实在在的做事，老老实实的做人，实事求事的讲真话，这里所说的讲真话就是要处理好领导与被领导的关系，服从与盲从的关系。办公室工作的从属性，要求各项工作必须体现领导的指导思想及符合领导的意图。参谋跟领导必须保持步调一致，不能别出心裁，自以为是，与领导离心离德；更不能在工作中，行动上与领导的要求对着干，这样就会贻误工作。不过办公室主任与领导在真理和人格面前是平等的，在领导面前办公室主任也不应一味地唯命是从，是非不分，如果这样也会给工作带来不利。但是当办公室主任与领导意见有分歧时，要站在领导的角度想问题，换位思考问题，并且要选择恰当的时机和方式把利弊跟领导说透彻，这样随着实践的检验，领导也会把参谋视为助手。

    四、要坚持有权不越权，做到果断不武断

    办公室的职能是“参与政务，办理事务，搞好服务”。作为县局办公室主任在平时实际工作中，有参政议政权，有督办检查权，有工资管理权，有人事调配建议权，领导越是信任办公室，放手让其工作，做为办公室主任就要善于运用赋予的权力去开展工作。如：我局办公室因是个党政合一的部门，分管着全局的人事、工资、档案、文秘、纪检、基建、车辆、信访、医务室、幼儿园等。管事多了，相对部门的权力也大了，在这种情况下，作为办公室主任就要注意爱护和珍惜自己手中的权力，准确把握自己的权力，做到用权不越权不要权。此外坚定、果断应当是办公室主任的工作作风，领导安排布置的工作，交办的事情，要迅速地抓实施，抓落实，不能推倭拖拉。特别是当领导外出，出现一些突发性事情，而又需要紧急处理时，办公室主任绝不能优柔寡断，应审时度势当机立断，但这种决断不是脱离现实的武断，遇事要冷静分析，周密思考，不能盲目冲动、感情用事。

    五、要克服畏难情绪，做到调和不附和

    办公室是个综合的服务系统，既为上服务，也为下服务，既要给领导当好参谋，又要协调各个部门等方方面面的关系。尤其对事关全局性的工作都需要通过办公室传达、督办、协调落实。因此，不论属哪种类型的协调，办公室主任必须准确领会和把握会议决策、领导批示的意图和目的，最大限度地降低“失真度”。实践证明，要想做一名称职的办公室主任的确不是件容易的事。但是做为办公室主任不能被“难”字吓倒，在其位就要谋其政，尽心竭力，任劳任怨，忠于职守，默默奉献。同时，作为一名办公室主任在处理内部和外部问题时，往往会遇到这样或那样的一些矛盾，有时还会遇到各种闲言杂语，这时，办公室主任肚量要大些，要善于忍耐，遇事要多想想别人的难处，多体谅对方，不要事事争高低比输赢。但是，对国家、集体不得的事情，绝不能搞无原则的调和，在大是大非面前，不能随声附和，当“和事佬”，做“老好人”，要敢于申张正义，秉公办事，不搞一团和气。