做好总经理秘书的资料汇集

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来源于：女性周刊


一、当好秘书的绝活

秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！


1、全能秘书的全部内涵
Monica 年龄：28岁 任职：4年


传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书.
   首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.
   其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键.
   再次，秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历.
   最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的.


2、沟通最重要
Jessy 年龄：22岁 任职：1年


时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力. 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力.


3、小心那些潜在的危机
艾小姐 年龄：26岁 任职：3年


我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。

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做好总经理秘书之“管见”

搞文秘工作恍然间三年过半，我感觉自己三年来在实践中学习了不少知识，长进了不少见识，尤其在如何做好秘书工作是我经常考虑的一个问题。其实秘书工作从广意上讲，是一项系统全面的工作，在办公室各个岗位上的员工我们都可以称之为“秘书”，都是服务领导，服务基层的在领导身边工作的岗位员工。现结合自己的工作实践，就如何做好秘书工作，谈谈自己的“一管之见”。
秘书是办公室的重要组成人员，总经理办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。
（一）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。
（二）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。
（三）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。
（四）不要“贪污”信息。秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

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高级秘书应具备的素质（选自《人才市场报》）

享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐。随着各类中外秘书证书蜂拥而至，很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而，经验告诉我们，理论知识固然重要，实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”的高级秘书，你需要具备以下的素质：

1、 高效的工作能力。
能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、 善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

3、 有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

4、 能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。

5、 有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。

此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作，需要长期经验的累积，因此一般年龄在30-40岁左右的女性是最合适的。

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问：  我从总经理秘书变成办公室文员了，总经理一天到晚不在公司。在的时候事情也不多，这是个小公司，好多人都不会用电脑，我于是变成了各个部门的打字员，现在我该怎么办？是继续这样，还是投诉，但总经理真的没什么工作给我，如果我不做那些事就是闲着了，现在我已经感觉到总经理认为我没什么用处，但这也不能怪我啊，是他没给我工作啊，我该怎么办啊？我现在不想一味的等待，但确实不知道这种连会议都少的可怜，总经理经常不在的公司，总经理秘书应该做点什么？

答：拿破仑·希尔曾经说过：“自觉自愿是一种极为难得的美德，它能驱使一个人在不被吩咐应该去做什么事之前，就能主动地去做应该做的事。”他说：“这个世界愿对一件事情赠予大奖，包括金钱与荣誉，那就是自觉自愿。”
一种人：只有被人从后面催促时，才会去做他应该做的事，这种人大半辈子都在辛苦工作，却又抱怨运气不佳。
另一种人：根本不会去做他应该做的事，即使有人跑过来向他示范怎样做，并留下来陪着他做，他也不会去做。他总是失业，得到他们应得的藐视。在这种情况下，命运之神会耐心地在拥挤人群的一隅等着他们。
养成主动工作、积极进取这种习惯的员工，命运是完全不同的，他们很容易在职场中找到自己的位置，并获得成功。
那些在职场中平平庸庸的人，只是被动地应付工作，为了工作而工作，他们在工作中没有投入自己全部的热情和智慧。他们只是在机械地完成任务，而不是创造性地、自觉自愿地工作。
应该明白，那些早出晚归的人不一定是认真工作的人，那些每天忙忙碌碌的人不一定是圆满地完成工作的人，那些每天按时打卡、准时出现在办公室的人不一定是尽职尽责的人。对他们来说，每天的工作可能是一种负担、一种逃避，他们并没有做到工作所要求的那么多、那么好。
对每一个企业和老板而言，他们需要的决不是那种仅仅遵守纪律、循规蹈矩，却缺乏热情和责任感，不能积极主动、自觉自愿工作的员工。
在许多公司，从事最基层工作的员工一般都习惯于等待再等待，很少去主动争取或积极地处理工作，只是等到接到了明确的工作指令后才去行动，而且在工作中不断地请示，以求得下一步的工作指令。这种被动工作的员工，很难在工作中获得成就，最终将一事无成。
养成被动工作习惯的人，不但老板没有交待的工作做不好，甚至老板交待的工作也要一再督促才能勉强做好。这种被动的态度自然会导致一个人的积极性和工作效率下降。久而久之，即使是被交待甚至是一再交待的工作也未必能把它做好，而是想方设想去拖延、敷衍。
同时，被动工作的态度，使你在工作中不愿负起责任，害怕犯错，不敢解决困难。因此，稍不如意，就把那些旁人看来不是问题的问题全搬到上司那里，请求下一步的指示。这样的员工，别人不禁要发问：他怎么会这样？究竟还有没有一点点的工作力？他还能干什么？
员工不该对上司有过多的依赖，“等待命令”、被动工作会导致你事事请示，而事事请示不但增加了上司的负担，你自身也很难“成长”。
被动去工作，你就会养成“有所为而为”的工作态度，或是只做你喜欢的工作，那么，你就别指望公司会分派你具有挑战性的工作，让你担当重任，这样就失去了提升自己的机会。
检视一下你自己，看看你有没有被动等待工作的不良习惯。如果有，就不要再消极地等待了，也不要去报怨，而是要做自我批评，乐于改变。
克服被动工作的习惯，将其从自己的个性中根除。
第一，每天从事一件明确的工作，而且不必老板的指示就能够主动去完成。
第二，到处寻找，每天至少找出一件与自己无关的事，把它做好。
第三，每天坚持这一做法，直到把它变成习惯。
坚持这样去做，就会改变自己。
任何老板，都需要那些主动寻找任务、主动完成任务、主动创造财富的员工。所谓的主动，指的是随时准备把握机会，展现超乎他们要求的工作表现，以及拥有“为了完成任务，必要时不惜打破成规”的智慧和判断力。那些工作时主动性差的员工，墨守成规、避免犯错，凡事只求忠诚公司规则，老板没让做的事，决不会插手；而工作时主动性强的员工，则勇于负责，有独立思考的能力，必要时会发挥，漂亮地完成任务。
公司的大目标和员工的小目标都是创造财富。只要符合这个大目标，员工们就不应该局限于自己的任务，而应该在不破坏公司各种秩序的情况下，主动地完成额外的任务，出色地为公司创造额外的财富。甚至要先于你的主管和老板，提出并实施有益于公司发展的项目和业务。
老板不在身边却更加卖力的员工，是具有主动性的员工。如果只有在别人注意时才有好的表现，那么你永远无法达到成功的顶峰。最严格的表现标准应该是自己设定的，而不是由别人要求的。如果你对自己的期望比老板对你的期望更高，那么你就无需担心会失去工作。同样，如果你能达到自己设定的最高标准，那么加薪晋职也将指日可待。如果想登上成功之梯的最高顶端，你得永远保持主动率先的精神，纵使面对缺乏挑战或毫无乐趣的工作，终能最后获得回报。当你养成这种自觉自愿的习惯时，你就有可能成为老板和领导者。