秘书考证案例题

湘里妹子

来源：http://y3h3h31358.blog.hexun.com/9373950_d.html

案例1

下面是滨海县政府办公室秘书小王根据领导意图撰制的一份公文。
（1）请指出撰制这份公文需要经过哪些发文环节？（4分）
（2）请根据公文构成要素与书面格式规范，指出公文中的错误并加以辨析。（10分）

滨海县人民政府文件

                                                                                滨发(97)02号

                                                                 关于做好春耕生产的通报

各乡镇党委、人民政府、县政府各部门：

为了切实做好今年的春耕生产，现将有关事项通知如下：
……

滨海县人民政府
1997.2.26
(盖章)
主题词：春耕生产
通报
抄送：…………

滨海县人民政府
1997年2月28日印发
共印80份

分析

（1）撰制公文的环节主要有：①拟稿、②审核、③签发、④缮印、⑤校对、⑥用印、⑦登记、⑧分发。（每一环节各占0.5分，共4分）

（2）公文中的错误主要有：①发文版头样式欠佳，红头文件字号宜大一些（1分）；②发文字号不规范，应是滨政[1997]2号（1分）；③版头部分还应有签发人等项目（1分）；④文件标题位置不正确，应居中（1分）；⑤文件标题拟写不恰当，文种使用不当，应用通知文种（1分）；⑥受文单位名称要顶格（1分）；⑦正文过于简单，结束语缺失（1分）；⑧印发日期应与落款时间一致公文落款时间及印发时间均不能用阿拉伯数字，应该用中文数字（1分）；⑨用印位置不当，应骑年盖月（1分）；⑩主题词概括不当（1分）。此外，印制单位应是办公室。

案例2：

周末的晚上，某公司秘书小李正在某学校上课进修。但没过多久，她不得不去找老师请假，因为她的老板正在公司加班，需要一份文件，因此打来电话让她赶紧回公司帮他去找。她抱歉地对老师说：“没办法，经常有这样的事，有时我即使请病假了也得为此去趟公司。因为只有我知道什么文件放在哪儿。”
请问：（1）小李是否应该改变这种状况，为什么？（6分）
（2）如果需要改变，她可以采取哪些措施？（8分）

分析

（1）小李应该改变这种情况，而且是当务之急。（1分）秘书工作是一种政治性、辅助性、综合性的工作，不是一个人可以完成得了和完成得好的。（2分）要围绕“三服务”的指导思想，主动开展服务，甘于平凡，乐于奉献，但也要讲究归口办理，做好分流工作。同时要注意区分轻重，合理安排事务。（3分）

（2）要改变这种现象，秘书可以采取的措施有：①坚持按政策原则办事，不能碍于情面而羞于启齿，多与领导沟通，让领导重视秘书和秘书工作（3分）；②归口办理，做好分流工作，不要把事无巨细一概包揽（2分）；③必须注重效率，既加快节奏，迅速及时，又要注重实效（1分）；④妥善合理地安排工作时间和非工作时间，正确处理好两者之间的关系（1分）；⑤注重创新，不断有新意，适时出新招，使工作让领导赏心悦目（1分）。

3、案例：

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者。张某反映，三年前他与某乡供销社签订了承包某供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更是难做，虽然苦心经营也没能改变窘迫局面。于是他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并教会农民们一些栽培技术，帮助农民发展生产。该乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的该乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。
王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可供选择：
（1）将此事压下来，不向领导汇报。若以后有人问起，就推说忘记了。
（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。
（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。
（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

问题：

（1）根据所学秘书学知识，对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。（8分）
（2）如果你是这位王秘书，你会采取什么做法？（6分）


分析

（1）第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。（2分）

第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反《信仿条例》有关规定，应受到处罚。（2分）

第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。（2分）
第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。（2分）
（2）秘书应采取第四种做法，一定要按信访工作原则办事。（1分）由于该问题属于信访中的重要事项，应由领导人亲自处理，秘书必须将该事项向领导人进行汇报。（2分）秘书知情不报，或者回避问题等，都是不合理的。（1分）在向领导汇报的同时，应根据有关规定提出相应的处理建议，供领导人参考，起了辅助决策的作用。（2分）


4、案例：

秘书小刘正在电脑前打合同，电脑上显示的正是合同条款。
桌上电话铃声响起，小刘立即接起电话：“你好，海王集团公司。”
对方：“我是重庆分公司的老邵。”
小刘：“哦，是邵主任。”
邵主任：“我想查一下上级批复海王公司改为集团公司的时间。”
小刘：“你稍等，我马上就查。”她转身在文件柜中翻找。由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，小刘找了三个文件夹都没有找到。
这时，传来了敲门声，小刘头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
小刘没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，合同仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访陈副总。”
小刘双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是红光集团公司市场总监李先生。你与陈副总有预约吗？”
李先生：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
小刘：“很抱歉，今天几位老总都出去办事了。”
李先生：“那市场部经理在吗？”
小刘：“我给你打个电话问问。”
小刘提起电话正要打，市场部业务员小张敲门。
小刘便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
小刘问小张：“小张，你们经理在吗？”
小张：“经理外出了。”
小刘对李先生说：“要不你和小张谈谈？这是我们市场部的业务员小张。”
李先生沉吟片刻说：“你还是把陈副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
小刘立即说：“陈副总的手机号码是xxxxxxxxxx。”
李先生记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
小刘说：“我送送你。”
小刘送客去了。小张发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

问题：
（1）你能说出小刘在工作中犯了哪些错误吗？（8分）
（2）你认为一个好秘书应该怎样处理日常办公事务？（6分）

分析

（1）小刘工作中的错误之处主要有：①未注重保密工作（1分）；②电话接打欠合理（1分）；③公文处理无条理（1分）；④接待工作缺乏礼仪（1分）；⑤办理事务未能统筹兼顾（1分）；⑥工作效率低下（1分）；⑦处理问题办法欠妥（1分）；⑧言谈缺乏秘书素养（1分）。（若从案例中具体指出错误之处也可给分）
（2）日常办公事务繁杂，秘书处理日常办公事务应该做到：①坚守岗位，认真对待每一件事（1.5分）；②主动服务，日常工作见功底（1.5分）；③归口办理，做好分流工作（1分）；④讲究礼节，热情周到（1分）；⑤区分轻重，合理安排事务（1分）。

5．案例：

一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的一项中心工作，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。
约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到竟看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。
原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。
事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

问题：

请结合所学知识，说说你对下面案例的认识，并据此谈谈秘书科张科长的作为是否合理。（10分）

答案要点：

在工作中，维护领导同志的形象也是秘书工作者应具备的素质。（2分）领导同志由于工作繁忙和其他原因，不能或不大愿接见某些来访者，这是正常现象。（2分）秘书人员根据领导的意图以各种方式回绝来访，也是工作需要。张科长遵照领导意图处理此事无可厚非。（2分）尤其难能可贵的是他在遭人误解时，也能从大局出发，坦然处之。（2分）值得一提的是，作为一个领导者应当实事求是，前后一致，不要给属下出难题。（2分）